شرکت نیلرام، ارائه دهنده بهترین خدمات با استفاده از مشاورین متخصص در حوزه سیستمها و روشها

شرکت داده پردازی نیلرام به عنوان ارائه دهنده تفکر یکپارچه در سازمانهای صنعتی، بازرگانی، خدماتی و پروژه محور توانسته است مجموعه ای از توانمندیها وظرفیت های درون سازمانی و برون سازمانی را در جهت اجرای نیازمندیهای مشتری مدیریت نماید.
شرکت نیلرام کوشیده است که رویکردی سیستمی و علمی به فرآیند تدوین نرم افزار داشته باشد. در این فرآیند ابتدا کارشناسان خبره هر حوزه، فرآیندهای صحیح را مدون می نماید و درست ترین آنها به عنوان مرجع تدوین نرم افزار مورد استفاده قرار می گیرد.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

قبل از ایجاد سیستم اتوماسیون اداری ،در سال 2006 یک تحقیق بر روی میزان بازدهی سیستم­ های اداری صورت گرفت . محققان با نتایج عجیب و تاسف­ انگیزی رو به رو شدند.
از 100 درصد کار روزانه یک اداره تنها 30 درصد آن کار مفید بوده 70 درصد آن کارهای غیر مفید مانند کاغذ بازی، نامه نگاری و … بوده است.
این یک فاجعه بزرگ است فرض کنید در سال 2021 نیز همچین بازدهی از یک شرکت علاوه بر 100 درصد ضرر برای صاحب شرکت، به اقتصاد مملکت ها نیز آسیب جدی خواهد رسانید و آن ­ها را از پیشرفت دور خواهد کرد.
قطعا نوابغ و مخترعان در این شرایط به فکر اختراع یک سیستم یا نرم­ افزار می افتند تا بتواند کارهای مربوط به کاغذ بازی را انجام داده و ارتباط بین پرسنل و سازمان­ های دیگر را تسهیل بخشد.
برای سیستم اتوماسیون اداری تعاریف متعددی ارائه شده است که در ادامه به بعضی از آن ها اشاره می کنیم:
 یک سیستم مبتنی بر کامپیوتر است. اطلاعات را جمع آوری و ذخیره می نماید. این اطلاعات شامل مستندات ، پیام های الکترونیک و تمامی فرم های ارتباطات اداری بین افراد، گروه های کاری و سازمان ها می باشد.
نرم افزار پردازش کلمه و تصویربرداری از مستندات بخش هایی از سیستم اتوماسیون اداری می باشد.
تعریفی که در ویکی پدیا فارسی برای اتوماسیون اداری آمده است به صورت زیر است؛ به مجموعه ­ای از روش های کاری، سخت افزار و نرم افزار رایانه ­ای می باشد که جهت ذخیره، بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می رود تعریف شده است.

نمونه اتوماسیون اداری

نرم افزار های اتوماسیون اداری انواع مختلفی دارد که ما در اینجا به معرفی چند نمونه از انواع آن ها که به صورت رایگان و پرکاربرد هستند می پردازیم:

اتوماسیون اداری آی کن:

یک نرم افزار بسیار مناسب بوده که که دارای بستری مناسب جهت رسیدگی به یک سازمان الکترونیک، بدون کاغذ و سیستم یک پارچه می باشد.

نرم افزار مکاتبات اداری چارگون:

یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری می باشد که در شرکت چارگون ساخته شده است. تعداد کاربران فعال استفاده کننده از این نرم افزار به بیش از یک میلیون رسیده است.

نرم افزار اتوماسیون یگانه:

این یک نرم افزار مخصوص مکاتبات الکترونیکی می باشد. ثبت و ارسال نامه های اداری صرف نظر از جا و مکان انجام می شود زیرا به صورت الکترونیکی مکاتبات را انجام می دهد. تصویر اصل سند و هر گونه نامه ای در این سیستم به روش الکترونیکی انجام می شود.

نرم افزار اتوماسیون داری پیوست:

یکی از نرم افزارهای تولید داخل می باشد که بیش از 75 درصد نیاز کاربران را تحت پوشش قرار می دهد.

نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم:

این نیز یک نرم افزار ساخت داخل می باشد که بیش از 75 درصد نیاز کاربران را تحت پوشش قرار می دهد.

سامانه اتوماسیون اداری

سامانه اتوماسیون اداری تحت وب با سامان دهی مکاتبات اداری، انواع فرم های سازمانی، پیگیری دقیق، گردش نامه، مدیریت بهینه جلسات از جمله فعالیت سامانه اتوماسیون اداری را انجام می دهد.

مزیت این سامانه رسیدگی به انواع مکاتبات درون سازمانی همچنین امکان تعامل الکترونیکی برون سازمانی می باشد.

قبلا نتایج یک تحقیق را برای شما بیان کردیم. در سال های نه چندان دور شرکت هایی که فعالیتشان را به صورت سنتی انجام می دانند 70 درصد از زمان خود را صرف انواع مکاتبات اداری می نمودند.

این شرایط به ضرر شرکت ها تمام می شد زیرا پرسنل و مدیران به جای رسیدگی به دغدغه های مربوط به کسب و کار از جمله مشتری باید وقت خود را صرف نامه نگاری های گوناگون می نمودند و این کل زمان را جهت انجام کارهای مفید که منتهی به سود شرکت می شد از آن ها می ربود.

سیستم اتوماسیون اداری ارسال نامه ها را در کسری از ثانیه انجام می دهد. امکان نگهداری نامه ها هم در سازمانی که نامه را مکتوب کرده و هم در سازمانی که دریافت کننده نامه بوده تا مدت زمانی طولانی امکان پذیر می باشد.

با اختراع نرم افزار اتوماسیون اداری کار مدیران و پرسنل سازمان هم بسیار آسان شد و هم سوددهی شرکت افزایش یافت. در صورتی که نیاز به ارسال یک نامه به یک نقطه از کشور یا حتی خارج از کشور باشد خیلی راحت می توان نامه را با کامپیوتر تنظیم و آن را به مقصد در مدت چند ثانیه ارسال کرد.

مدیریت استراتژیک چیست؟

تاکنون تعاریف زیادی از مدیریت استراتژیک بیان شده است اما هیچ یک از آنها به عنوان تعریف دقیق از استراتژی قابل قبول نیست.

اگر بخواهیم یک تعریف از مدیریت استراتژیک ارائه دهیم به گونه ای که تا حدودی درست باشد و هم مفهوم را به خواننده انتقال دهد، می رویم سراغ تعاریفی که افراد موفق مانند جک ولش مدیر افسانه ای جنرال الکتریک و مایکل پورتر از این نوع مدیریت  ارائه داده اند.

جک ولش خودش را مخاطب قرار داده و گفته تصمیمات شفاف و دقیقی که من در مورد نحوه رقابت با دیگران اتخاذ می کنم. مایکل پورتر ابتدا یک تعریف از استراتژی ارائه داد اما در طی سال ها به تصحیح آن پرداخت و در نهایت این تعریف در دست است که می گوید.

مدیریت استراتژیک یعنی از منابع کم تر که کارایی بیشتری دارند، کارهایی را که هیچکس قادر به انجام دادنشان نیست انجام دهیم. عده ای همین که اسم این نوع مدیریت را می شنوند بلافاصله سراغ تعاریف افراد آکادمیک مانند مینتزبرگ و پورتر می روند.

اما دلیل اینکه ما از جک ولش اسم بردیم این است که وی یک مدیر استراتژیک موفق است و پذیرش وی به عنوان یک الگوی مدیر استراتژیک کار عاقلانه ای است.

مفاهیم مدیریت استراتژیک

برای مدیریت استراتژیک مفاهیم متعددی مطرح است که از جمله آن ها می توان به ماموریت شرکت، چشم اندازی که برای اینده دارد و اهداف کلی که دارد اشاره نمود. توسعه اهداف و سیاست های تعیین شده و در نهایت اختصاص منابع لازم برای نیل به اهداف تعیین شده شرکت از جمله مفاهیم کلی مدیریت استراتژیک است.

یک سری مفاهیم اساسی دیگر نیز وجود دارد که در ادامه بدان اشاره می کنیم:

• مدیریت اهداف و هزینه ها:

جهت عملکرد بهتر و بالا در سازمان باید بین برنامه ها و سیاست های سازمان تعادل برقرار باشد. ابتدا باید علاقه، نیاز و انتظارات مشتریان و سرمایه داران برآورده شود.

• رویکردهای مشترک در استراتژی:

برای بیان این مفهوم از نگاه سه تن از اساتید این حوزه برایتان بیان می کنیم:

✅ رﯾﭽﺎرد ﭘﯽ. روﻣﻠﺖ:
از نظر این فرد باید مشکلات ، اهداف و ماموریت شرکت مورد توجه قرار گیرد. با توجه به رویکرد شرکت سیاست و هدایت آن بررسی گردد. مدیریت برنامه های عملیاتی شرکت نیز مرحله نهایی می باشد.

✅ ﻣﺎﯾﮑﻞ ﭘﻮرﺗﺮ:
از نظر پورتر چهار عنصر اساسی باید مورد توجه قرار گیرد: نقاط ضعف و قوت شرکت، نکات اخلاقی و شخصیتی مدیران، فرصت های صنعتی و تهدیدات و در نهایت انتظارات ذینفعان

✅ ﻫﻨﺮی ﻣﯿﻨﺘﺰﺑﺮگ:
وی استراتژی را در 5 مبحث کلی مورد بررسی قرار می دهد که از این قرارند: استراتژی برنامه، الگو، طنز، موقعیت و چشم انداز.