تکنیک های روابط عمومی دیجیتال

همانطور که در یادداشت قبلی عنوان کردم، برای اجرای بهتر روابط عمومی دیجیتال در عرصه ی عمل، لازم است که فرایندها و تکنیک های روابط عمومی را مورد بازنگری قرار داده و نسبت به تدوین مجدد آن در فضای جدید اقدام کنیم. در این مبحث سعی خواهد شد که به برخی از این تکنیک ها پرداخته شود، هرچند که به طور حتم بیان این فنون نیازمند نقد، تحلیل و تدقیق بیشتر و همراهی استادان و همکاران ارجمندم به منظور ارائه ی طرحی جامع برای روابط عمومی دیجیتال است. الف) برنامه ریزی و مطالعات افکار عمومی: برنامه ریزی و مطالعات افکار عمومی یکی از اساسی ترین تکنیک های روابط عمومی است که می تواند ساختار، توان و بنیان کاری روابط عمومی در سازمان را ترسیم کند. ▪ برای انجام این مهم باید به مسائل زیر توجه کنیم: ۱) تهیه، تدوین و نظارت برنامه های روابط عمومی در محیط وب در چنین فضایی فقط مسؤولان ارشد سازمان نیستند که از برنامه های روابط عمومی مطلع و نسبت به آن قضاوت می کنند، بلکه در محیط وب، کلیه ی مخاطبان می توانند برنامه های روابط عمومی را که تدوین شده است؛ مرحله به مرحله مورد قضاوت و ارزیابی قرار دهند، به این معنا که نظارت بر انجام فعالیت های روابط عمومی که در قالب یک برنامه ی تدوین شده است، در معرض قضاوت عمومی قرار خواهد گرفت و جای هیچ گونه توجیه برای انجام ندادن برنامه هایی که پیش از این زمان بندی و اعلام شده است؛ وجود نخواهد داشت. ۲) مدیریت و اجرای مطالعات افکار عمومی و پژوهشی از طریق سایت سازمان نظرسنجی، تحلیل محتوا و سایر فعالیت هایی که در این حوزه قرار می گیرند، دیگر از طریق شیوه های معمول انجام نخواهند شد، بلکه با استفاده از سایت سازمان همگی به شکل الکترونیکی و با سرعت و دقت بیشتر امکان پذیر می گردد. هرچند که محدودیت های این امکان هم، نظیر عدم دسترسی عموم مخاطبان به اینترنت و ... نباید از نظر دور داشته شود. ۳) پشتیبانی اطلاعاتی بخش های سازمانی و رسانه ها از طریق بانک اطلاعاتی با توجه به انبوهی اطلاعات سازمانی در بخش های مختلف سازمان و تغییراتی که همواره ایجاد می شود و گریز ناپذیر نیز هست؛ مدیریت صحیح و کارآمد روابط عمومی در بخش جمع آوری و تدوین اطلاعات و آمار از طریق وب سایت سازمان علاوه بر فراهم آوردن امکان دسترسی همه ی مخاطبان به اطلاعات جامع سازمان در سطوح مختلف در کمترین زمان ممکن و به دور از بروکراسی های معمول، از تناقض های احتمالی در ارائه ی آمار و اطلاعات سازمانی نیز جلوگیری می کند. در چنین حالتی هم رسانه ها و هم مدیران و مخاطبان سازمان برای دریافت و ارائه ی این اطلاعات تنها از یک منبع استفاده می کنند. ضمن آنکه امکان طبقه بندی اطلاعات برای دسترسی مخاطبان خاص هم با امنیت بیشتری صورت می گیرد. ▪ تکنیک های روابط عمومی دیجیتال در اولین بخش از تکنیک های روابط عمومی دیجیتال به تشریح " برنامه ریزی و مطالعات افکار عمومی " به عنوان یکی از اساسی ترین تکنیک های روابط عمومی پرداخته شد. و اما ادامه ی این بحث: ب ) ارتباطات مردمی و اطلاع رسانی: مقوله ی ارتباطات به اشکال مختلف آن و اطلاع رسانی جهت اقناع و تنویر افکار عمومی در روابط عمومی از اهمیت خاصی برخوردار است تا حدی که اگر در هر سازمانی این دو با موفقیت همراه باشد، رضایتمندی بیشتر مخاطبان را به همراه داشته و به تبع آن سازمان با مشکلات کمتری مواجه خواهد بود. ۱ ) پاسخگویی و راهنمایی به ارباب رجوع در روابط عمومی دیجیتال ایجاد نظام پاسخگویی به مکاتبات، ایمیل ها، تماس های تلفنی و پیام های صوتی به منظور دریافت پاسخ از واحدهای مربوطه و ارائه ی راهنمایی های لازم می تواند کاملا" مکانیزه و بدون حضور مخاطب، صرف وقت و هزینه های رفت و آمد و در کمترین زمان ممکن صورت پذیرد. خوشبختانه نرم افزارهای لازم برای هریک از این موارد نیز موجود می باشد. ۲ ) راه اندازی و اجرای سیستم انتقادها و پیشنهادها هر گونه انتقاد و پیشنهادی اگر با رعایت اصول و قواعد آن صورت پذیرد، همواره موجب اعتلای سازمان خواهد شد و روابط عمومی به عنوان خواستگاه مخاطبان می تواند با ایجاد سیستم های الکترونیکی ضمن اجرای بهتر نظام پیشنهادها به ساماندهی این امر پرداخته و با ارائه ی گزارش های منظم از میزان تأثیر اتتقادها و پیشنهادهای مخاطبان بر روند اجرای برنامه های سازمان، رضایتمندی و همراهی بیشتر مخاطبان را با خود داشته باشد. ۳ ) ایجاد سیستم پرسش و پاسخ از طریق سایت سازمان سایت سازمان به عنوان اولین محل رجوع می تواند با استفاده از سیستم پرسش و پاسخ به صورتon line در زمان های مشخص و off line در هر زمانی مخاطبان خود را با مسائل سازمانی درگیرتر کند؛ ایجاد تریبون آزاد برای کارکنان نیز در همین راستا مؤثر خواهد بود. ۴ ) ایجاد ارتباطات دو سویه و مستقیم مخاطبان با مدیران روابط عمومی می تواند به شکل های مختلف این ارتباط را از طریق سایت سازمان تسهیل کند. ایمیل شخصی مدیران برای مکاتبات مستقیم و بدون واسطه، امکان ملاقات رو در رو ( face to face ) بدون حضور فیزیکی ارباب رجوع به شکل مجازی و با استفاده از webcam و voice و ... می تواند از این موارد باشد. ۵ ) ارتباط با تشکل های صنفی و تخصصی تشکل های صنفی و تخصصی نقش تعیین کننده ای در روند تکاملی سازمان و شکل دهی افکار عمومی دارند و به همین جهت توجه به این تشکل ها به عنوان رهبران فکری مخاطبان خاص سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است. ارتباط مستقیم و شفاف با این تشکل ها از طریق سایت و در معرض دید عموم مخاطبان و اجاد فضای مناسب برای حضور فعالانه ی آنان در محیط وب می تواند ضمن همراه نمودن بیشترشان با برنامه ها و اهداف سازمان باعث استفاده ی مفید تر از پتانسیل های موجود در آنان در راستای اهداف سازمان شود. در بخش پایانی این یادداشت به " انتشارات، ارتباط با رسانه ها و مناسبت ها و مراسم " به عنوان دیگر تکنیک ها خواهیم پرداخت. ج) انتشارات: انتشارات به عنوان شمایل و نمای بیرونی هر سازمان همواره به عنوان یکی از تکنیک های عمده در روابط عمومی، مورد توجه بوده است. ۱ ) مدیریت سایت سازمان با توجه به اینکه مشکل عمده ی سایت های سازمانی در عدم به روز رسانی آن، ضعف در مدیریت محتوای سایت بوده و می باشد؛ مدیریت سایت های سازمانی توسط روابط عمومی به عنوان بانک اطلاعات سازمان و با توجه به پتانسیل های موجود در آن می تواند این خلاء را پر کند. ۲ ) انتشار نشریات الکترونیکی هزینه های بالا، صرف وقت زیاد و عدم کیفیت مطلوب از جمله معایب و مشکلات نشریات سازمانی است که با انتشار نشریات الکترونیکی این مشکالات برطرف می شود. انتشار فعالیت های موردی از جمله " کتاب الکترونیکی، کتابچه، بروشور الکترونیکی، ویژه نامه و ... " نیز در فضای وب قابل ارائه است. ۳ ) تهیه ی بولتن های تصویری با توجه به تنوع و گستردگی خدمات الکترونیکی، روابط عمومی نیز می تواند با به خدمت گرفتن این امکانات با تهیه ی بولتن های تصویری و قرار دادن آن بر روی سایت سازمان، ضمن بهره گیری از این امکان بصری به اطلاع رسانی خود نیز شکل جدیدتری بخشد. ۴ ) پوشش تصویری مراسم و رویدادها با قرار دادن تصاویر مراسم و رویدادهای سازمان بر روی سایت، عملا" تهیه ی تصاویر صرفا" برای آرشیو یا موارد خاص، به استفاده ای کاربردی و هدفمند تبدیل خواهد شد. ۵) تهیه ی عکس با استفاده از عکاسی دیجیتالی ، امکان استفاده از عکس ها برای رسانه ها و سایر نشریات الکترونیکی با کمترین هزینه و کیفیتی مطلوب امکان پذیر می شود. د ) ارتباط با رسانه ها : در روابط عمومی دیجیتال، تسهیل ارتباط با رسانه ها، نشریات الکترونیکی و ارباب جراید بیش از هر چیز دیگر مورد توجه قرار می گیرد و همین تسهیل ارتباط و امکان دسترسی سریع تر و گسترده تر به اطلاعات سازمان، بستر ساز اقناع افکار عمومی به شکلی فراگیر تر خواهدشد. هریک از مواردی که در زیر به آن اشاره خواهم کرد در روابط عمومی دیجیتال، علاوه بر صرفه جویی در نیروی انسانی؛ سرعت، دقت و امنیت اطلاعات را نیز بیشتر از گذشته تأمین می کند: ۱ ) تولید خبر، گزارش و مقاله در سایت ها و مجلات الکترونیکی ۲ ) برگزاری مصاحبه ی اختصاصی - گروهی در سایت های خبری ۳ ) پوشش خبری مراسم و رویداد های سازمان از طریق سایت سازمان ۴ ) مانیتورینگ محتوای رسانه ها ۵ ) پاسخگویی به رسانه ها و نشریات الکترونیکی ۶ ) درج آگهی در رسانه های الکترونیکی ۷ ) بانک اطلاعاتی اخبار و مقالات و فعالیت های مربوط به سازمان ه ) مناسبت ها و مراسم: برگزاری و یا مشارکت در رویداد های ویژه ی سازمان مانند نمایشگاه الکترونیکی، تهیه ی مولتی مدیا، اقلام تبلیغاتی الکترونیکی به ویژه از نظر محتوایی و مدیریت و اجرای تبلیغات محیطی درون و برون سازمانی نیز از جمله ی این موارد است.