۱۰ مزیت مهم حضور و غیاب (بخش اول)

به نقل از گروه فنی و مهندسی تیک تاک دستگاه حضور و غیاب پرسنل مهم ترین  دستگاه برای اکثر مشاغل هستند. مهم است که نیروی کار خود را به طور دقیق مدیریت کنید تا از سرمایه گذاری خود بیشترین بهره را ببرید. برنامه ریزی و حصول اطمینان از اینکه کارکنان شما کار درست را در زمان مناسب انجام می دهند ، بهره وری را به حداکثر می رساند. مشاغل در سراسر جهان چندین دهه زمان و حضور کارکنان خود را ثبت کرده اند. آن روزهایی که کارت های فردی باید توسط دستگاه ضرب شود و تیمی از مدیران مجبور به پرداخت پول نقد به افراد بر اساس ساعات کار شده اند ، گذشته است.
در این عصر دیجیتالی ، راه حل های پیچیده زمان و حضور می تواند همه چیز را از برنامه ریزی پیشرفته و برنامه ریزی شغلی شما مدیریت کند و اطمینان حاصل کند که همه منابع مورد نیاز خود را در اختیار دارید ، تا محاسبه خودکار و دقیق دستمزد افراد. این مقاله به بررسی ۱۰ مزیت مهم زمان و حضور می پردازد.
بعد از سیستم حضور و غیاب مهم ترین بخش شرکت ها استفاده از دستگاه اکسس کنترل می باشد.

۱. صرفه جویی در ساعت برنامه ریزی و حذف صفحات گسترده

اگر از صفحات گسترده برای برنامه ریزی نوبت های کارکنان خود استفاده می کنید ، یا تا به حال از آنها استفاده کرده اید ، از این موضوع که چقدر وقت گیر است ، آگاه خواهید بود. یک دستگاه حضور و غیاب  ، دارای صفحه نمایش ساده ای برای مدیریت روتا است که به شما امکان می دهد الگوهای تغییر را ایجاد کرده و از قبل برنامه ریزی کنید. این امر مدیران را قادر می سازد تا بر اساس تقاضا و در بودجه برنامه ریزی کنند. 

۲. اطمینان حاصل کنید که روتای شما در بودجه شما برنامه ریزی شده است

راه حل های پیشرو و خرید دستگاه حضور و غیاب به شما این امکان را می دهد که بودجه کارکنان خود را به راحتی مدیریت کنید. این که آیا بودجه ها به صورت مرکزی کنترل می شوند یا توسط افرادی که مسئول برنامه ریزی بودجه خود هستند مدیریت می شود ، راه حل حضور و غیاب می تواند اطمینان حاصل کند که شما در بودجه های پیش بینی شده باقی می مانید و بودجه های برنامه ریزی شده در مقابل واقعی به راحتی قابل گزارش است. جهت مشاهده قیمت دستگاه حضور و غیاب با کارشناسان تیک تاک در ارتباط باشید

۳. کاهش زمان صرف شده در امور اداری و ارتباطات با کارکنان

راه حل حضور غیاب و راه حل برنامه ریزی روتایی می تواند به طور چشمگیری زمان بخش مدیریت منابع انسانی و مدیران شما را صرف ارتباط با کارکنان کند. هنگامی که روتی برای هفته ها یا ماه های آینده برنامه ریزی شده است ، می تواند منتشر شود. هر کارمند می تواند شیفت های برنامه ریزی شده خود ، تعطیلات آینده و حتی نقش شغلی که به آنها محول شده است را مشاهده کند. این می تواند به “آیا می توانید ببینید آیا من سر کار هستم …؟” تماس های تلفنی و ایمیل ها راه حل های پیشرفته تر به سازمان اجازه می دهد تا نوبت های پر نشده یا در دسترس را منتشر کند و به کارکنان اجازه می دهد خود را برای نوبت های اضافی پیش ببرند. 

۴. با نظارت دقیق بر زمان و حضور کارکنان ، هزینه حقوق و دستمزد خود را کاهش دهید

یکی از مزایای اصلی پیگیری حضور و غیاب ، توانایی اطمینان از پایبندی کارکنان به ساعات قرارداد خود است و این به نوبه خود یک عنصر مهم در کنترل هزینه ها است. راه های بسیاری برای کارکنان جهت ورود یا خروج وجود دارد ، خواه PIN/Card/Fob reader ، اسکنر بیومتریک یا برنامه تلفن همراه باشد. از هر روشی که استفاده شود ، راه حل حضور و غیاب می تواند به طور م onثر در مورد کارکردن ساعات قراردادی گزارش دهد و بر اساس سیاست های شرکت به مرور زمان را محاسبه کند. راه حل های هوشمندانه حضور و غیاب حتی می تواند قوانین گرد کردن خودکار را مدیریت کند تا مدیران فقط از استثنائاتی که مهم تلقی می شوند مطلع شوند.  
دستمزد و اضافه کار پرسنل به طور خودکار توسط سیستم ، بر اساس میزان دستمزد سازمان شما و نرخ اضافه کار محاسبه کارکرد پرسنل می شود. این امر نه تنها زمان صرف شده برای محاسبات دستی را کاهش می دهد ، بلکه خطای انسانی را نیز کاهش می دهد ، که هر دو می تواند برای هر سازمانی هزینه بر باشد. 

۵- اعتماد کارکنان به سازمان خود را افزایش دهید

از نظر تاریخی تصور شده است که سیستم های حضور و غیاب فقط برای کاهش هزینه حقوق و دستمزد استفاده می شود و در نتیجه ، برخی از کارکنان و اتحادیه های کارگری با استفاده از سیستم حضور و غیاب مخالف بوده اند. در سال های اخیر بسیاری از کارکنان و اتحادیه های کارگری نه تنها استفاده از چنین سیستم هایی را پذیرفته اند ، بلکه آنها را برای محافظت از کارکنان در برابر استثمار مورد استفاده قرار داده اند. در رای اخیر  دیوان عدالت اروپا ، همه مشاغل در اتحادیه اروپا باید از راه حل ضبط زمان برای محافظت از کارکنان استفاده کنند. 

۶. از داده های حساس خود محافظت کنید

دلایل خوبی وجود دارد که چرا دفاتر بخش های منابع انسانی و حقوق و دستمزد در صورت عدم مراقبت قفل می شوند. آنها شامل داده های حساس از جمله اطلاعات تماس کارکنان ، اطلاعات قرارداد و مهمتر از همه ، نرخ حقوق فردی هستند. منابع انسانی و حقوق و دستمزد برای حفظ صحت و محرمانه بودن این اطلاعات بسیار مورد اعتماد هستند. یک راه حل ابتدایی و زمان حضور می تواند طوری پیکربندی شود که کاربران سیستم به داده هایی که می توانند ببینند یا ویرایش کنند محدود شوند. مجوزهای کاربر باید در هر زمان و سیستم حضور و غیاب مهم باشد.

۷. کاهش هزینه غیبت

مدیریت انواع غیبت راهی برای کاهش چشمگیر هزینه ها و افزایش بهره وری است. در اکثر سازمانها ، کارکنانی وجود دارند که هرگز یک روز مرخصی مریض نمی گیرند و همیشه از آنها خواسته می شود تا آخر سال از حقوق تعطیلات خود در پایان سال استفاده کنند ، و کسانی نیز هستند که زمان قابل توجهی را مرخصی می گیرند. مدیریت و عادلانه غیبت می تواند برای هر مشاغل چالشی باشد. یک سیستم حضور و غیاب می تواند پیکربندی شود تا به سیاست های شرکت شما پایبند باشد و نشانه هایی از الگوهای غیبت را که ممکن است نیاز به تحقیق یا مداخله زودهنگام داشته باشد ، ارائه دهد. گزارش های زمان واقعی و برنامه ریزی شده می توانند تیم های منابع انسانی و مدیران خط را برای رسیدگی به هرگونه مشکل و مدیریت آسان انواع غیبت ها توانمند سازند. 

۸. از تقلب در زمان یا سوء استفاده از حقوق و دستمزد جلوگیری کنید

فرآیندهای دستی مانند برگه های زمانی یا اضافه کاری های تأیید شده توسط مدیر در معرض سوء استفاده ، کلاهبرداری یا اشتباهات ساده و صادقانه هستند. با سیستم حضور و غیاب ، همه چیز شفاف ، دقیق و کاملاً ممیزی است. مشاغل حتی می توانند خواننده های بیومتریک مانند خواننده اثر انگشت یا اسکنر عنبیه را نصب کنند. با این کار امکان مشت زدن دوستان وجود ندارد.  

۹. به راحتی با برنامه های دیگر ادغام می شود

سیستم های حضور و غیاب به راحتی می توانند با سایر برنامه ها ادغام شوند. به عنوان مثال ، اگر سیستم کنترل دسترسی الکترونیکی را نصب کرده اید ، هنگامی که کارکنان شما سر کار می آیند و از در می گذرند ، آنها در پایگاه داده کنترل دسترسی رویدادی را ایجاد می کنند که زمان و مکانی را که در آن آمده است بیان می کند. سیستم های حضور و غیاب را می توان برای خواندن این اطلاعات یکپارچه کرد و بنابراین هزینه نصب پایانه های جداگانه برای ورود و خروج کارکنان را کاهش می دهد.

۱۰. گزارش ها را در نوک انگشتان خود دریافت کنید

یکی از مزایای کلیدی راه حل حضور و غیاب ، توانایی ایجاد گزارش با لمس یک دکمه است. یک سیستم خوب به شما امکان می دهد مجموعه ای از گزارشات را پیکربندی کنید که می تواند به صندوق ورودی مدیران در هر زمان که نیاز داشته باشند ، پیکربندی شود و داشبورد هایی برای مشاهده داده های مستقیم همه معیارهای مهم برای کسب و کار شما تنظیم شود.