اهمیت برنامه ریزی و کنترل پروژه در یک سازمان

برنامه ریزی و کنترل پروژه اولین و مهمترین مرحله مدیریت پروژه است. برنامه ریزی شامل تعیین اهداف پروژه، توالی کارها، برنامه ریزی منابع، تهیه تخمین و مدت زمان فعالیت های مختلف به منظور تکمیل رضایت بخش پروژه است. طرح‌ها و نقشه‌ها، تخمین‌های کمیت، روش‌های انجام پروژه، اسناد قرارداد، شرایط سایت، تحقیقات بازار، منابع محلی، محیط پروژه و الزامات مشتری، همگی در اسناد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه گنجانده شده‌اند.

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

حتی زمانی که شرایط در طول پروژه تغییر می‌کند، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه تضمین می‌کند که پروژه شما بدون ریسک است و طبق برنامه‌ریزی تحویل داده می‌شود. حفظ شتاب در پروژه، به حداقل رساندن ریسک، برقراری ارتباط با ذینفعان و پایبندی به چارچوب‌های زمانی و بودجه‌های دقیق بدون ابزارها و فرآیندهای مناسب می‌تواند دشوار باشد. یادگیری نحوه اجرای موثر برنامه ریزی و کنترل پروژه می تواند تأثیر قابل توجهی بر شما به عنوان مدیر پروژه یا کسب و کارتان داشته باشد. برنامه ریزی مهم است. اما به همان میزان توانایی مدیریت و کاهش ریسک در پروژه هم مهم می باشد. برنامه ریزی و کنترل پروژه در این شرایط بسیار مهم است.

برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل چه مواردی می شود؟

همه ما دوست داریم این باور را داشته باشیم که وقتی طرح پروژه تصویب شد، تا زمانی که پروژه به پایان برسد و محصول نهایی تحویل داده نشود، چیزی تغییر نخواهد کرد. اما در واقع، پروژه ها معمولاً به این شکل پیشرفت نمی کنند. بینش جدید، تغییرات بازار، ریسک‌های پیش‌بینی نشده، بازخورد مشتری یا تغییر اهداف شرکت همگی می‌توانند بر پروژه تأثیر بگذارند. مهم است که بتوانیم به هر تغییری به شیوه ای مثبت و عملی واکنش نشان دهیم اما این نیاز به برنامه ریزی دارد. مهارت‌های یادگیری که برنامه‌ریزی و کنترل پروژه مؤثر را ممکن می‌سازد، پروژه را در مسیر خود نگه می‌دارد حتی اگر برنامه‌ها تغییر کنند یا خطرات پیش‌بینی نشده ظاهر شوند.

تفاوت بین کنترل پروژه و مدیریت پروژه در چیست؟

بزرگترین تفاوت بین مدیریت پروژه و کنترل پروژه این است که مدیریت پروژه رویکردی جامع و دقیق دارد، در حالی که کنترل پروژه به بودجه و زمان بندی به عنوان عوامل اصلی موفقیت پروژه نگاه می کند. موارد قابل تحویل واضح هستند و اهداف اغلب با میزان موفقیت قابل ملاحظه‌ای بیشتر محقق می‌شوند.

مزایای برنامه ریزی و کنترل پروژه در سازمان شما چیست؟

• افراد می توانند به یک گواهی معتبر و شناخته شده از صنعت دست یابند که به نوبه خود اعتماد و موقعیت را افزایش می دهد.
• به نمایندگان در ایجاد درک متقابل از شرایطی که با همکاران، مشتریان و تامین کنندگان در سراسر صنعت به اشتراک گذاشته می شود، کمک می کند.
• برنامه ریزی و کنترل پروژه به استفاده مناسب از بودجه های احتمالی مدیریت، تغییر و ریسک و... کمک می کند.
• به تیم کمک می‌کند تا دستورالعمل‌های زمان‌بندی خود و انواع مختلف (گانت، خط تعادل و زنجیره زمانی) را درک کرده و بتواند توسعه دهد.
• برنامه ریزی و کنترل پروژه بهترین روش (راهنمای APM) توسط نمایندگان رولزرویس شناخته شده است
• به طور رسمی توصیه می‌کند که بازبینی‌های زمان‌بندی هم قبل و هم بعد از تعیین پایه یک برنامه انجام شود تا بتواند به عنوان یک مبنای اندازه‌گیری دقیق برای تصمیم‌گیری عمل کند.
• ابزارهای مختلف برنامه ریزی و زمان بندی را به یک مجموعه منسجم پیوند می دهد
• کنترل های پروژه را به زمینه مدیریت پروژه گسترده تر پیوند می دهد

راهنما و آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه

• یک راهنمای کنترل گام به گام از شروع پروژه تا اجرا ارائه دهید.
• یک نمای کلی از وابستگی های متقابل بین عملکردهای برنامه ریزی و کنترل پروژه ارائه دهید.
• یک همراه عملی و مقیاس پذیر برای تقریباً هر کنترل پروژه باشید.
• امکان رشد توانمندی موثر برای سازمان های ارائه دهنده.

اعتباربخشی برنامه ریزی و کنترل پروژه چگونه می تواند کمک کند؟

داشتن گواهی برنامه ریزی و کنترل پروژه راه مطمئنی برای نشان دادن این است که شما بهترین نامزد برای حفظ امنیت هر پروژه، کاهش خطرات و دستیابی به موفقیت هستید. به عنوان یک کسب و کار، با ارتقاء مهارت مدیران پروژه خود برای کنترل به موقع، هزینه و ریسک برای موفقیت شما به عنوان یک تجارت بسیار مهم است. پروژه ها خودشان اجرا نمی شوند. آن ها به افراد مناسب متکی هستند که فرآیندهای مناسب را در زمان درست به کار گرفته تا موفق شوند. برنامه ریزی و کنترل پروژه می تواند برای هر پروژه ای در هر شرکتی در تمام صنایع اعمال شود. بنابراین، چه فردی باشید که می‌خواهد استعدادها یا مسیر شغلی خود را رشد دهد، چه شرکتی که تلاش می‌کند افراد خود را توسعه دهد و به حفظ کارکنان کمک کند، اعتبار گامی فوق‌العاده است.

سوالات متداول برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

1- طرح پروژه چیست؟

طرح پروژه مدلی از فرآیندی است که تیم پروژه قصد دارد برای تحقق اهداف پروژه دنبال کند. تعدادی از جنبه های مهم این فرآیند از جمله دامنه، زمان بندی، هزینه و ریسک های مرتبط را گرد هم می آورد.برنامه های پروژه همچنین زیربنای تعدادی دیگر از عملکردهای کلیدی مدیریت پروژه از جمله تخمین و پیش بینی، تجزیه و تحلیل گزینه ها و تصمیم گیری و نظارت و کنترل عملکرد است.

2- چه کسی مسئول برنامه ریزی است؟

همه اعضای تیم پروژه باید در تدوین طرح مشارکت داشته باشند و باید یک تلاش مشترک باشد. مدیر پروژه باید رهبری را در این زمینه ارائه دهد، اما ممکن است برخی از جنبه های اداری و تجزیه و تحلیل دقیق را به نقش پشتیبانی پروژه واگذار کند.

3- مزایای برنامه ریزی چیست؟

درک متقابل بیشتر و تعهد بیشتری برای دستیابی به اهداف در تیم پروژه ایجاد می کند. همچنین یک "سیستم هشدار اولیه" را فراهم می کند تا زمانی که هنوز زمان برای انجام کاری در مورد آن ها وجود دارد، مشکلات شناسایی شوند.

4- فرآيند برنامه ريزي: فرآيند تدوين طرح چيست؟

چهار مرحله کلیدی در تدوین یک برنامه قوی وجود دارد: مرحله 1 شناسایی، ساختار و تعریف محصولات مورد نیاز برای دستیابی به اهداف پروژه. مرحله 2 فعالیت ها و منابع مورد نیاز برای تحویل بسته های کاری را شناسایی کنید. برنامه ای بسازید که وابستگی های منطقی بین فعالیت ها و در دسترس بودن منابع را در نظر بگیرد. مرحله 3 مقدار منابع و هزینه های مالی مربوط به هر پروژه کاری را تخمین بزنید و از این اطلاعات در ارتباط با برنامه زمانبندی برای توسعه بودجه های مرحله ای استفاده کنید. مرحله 4 خطرات مرتبط با هر پروژه کاری را شناسایی و تجزیه و تحلیل کنید و طیف وسیعی از گزینه ها را برای رسیدگی به آن ها ارزیابی کنید. مقرون به صرفه ترین ترکیب اقدامات مدیریت ریسک را انتخاب کنید و آن ها را در برنامه بگنجانید.

سخن پایانی

پروژه های بزرگ وچندبخشی یک سازمان ممکن است کنترل کار همسو با برنامه‌ها و اهداف اولیه را دشوار کند اینجاست که برنامه‌ریزی و کنترل پروژه اهمیت زیادی پیدا می‌کند. اگر چه اصول کنترل پروژه فقط به پروژه‌ های بزرگ نیست اما وقتی ابعاد یک پروژه بزرگ ‌تر و جدی ‌تر از حالت معمول باشد و تبدیل به یک پروژه حرفه‌ای و منظم شود، آموزش برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه مهم‌تر خواهد بود. در این جا نقش ابزار و مواردی که می‌توانند در این راه به شما کمک کنند مهم می شود. نرم افزار مدیریت پروژه مپ یکی از ابزارهایی‌ست که کار کنترل و مدیریت پروژه‌ ها را آسان می‌کند.  برای کسب اطلاعات بیشتر از نرم افزار مدیریت پروژه مپ به سایت شرکت تحقیقو توسعه یسنا پارس مراجعه کنید و از امکانات و ویژگی ‌های آن برای کنترل پروژه ‌های شخصی و اداری بهره ببرید. همچنین می‌توانید همه‌ی سوال‌ها و نظرات خود را با ما درمیان بگذارید.

یسناپارس به کمک تجارب خود در بیش از ۱۵۰ سازمان و وزارتخانه و بهره گیری از مدل های بین الملل، محتوای متناسب سازمان شما در حوزه های مختلف مدیریتی را تولید کرده و برای عملیاتی نمودن این سیستم نرم افزار به شما ارائه می دهد و در نتیجه با پایش نتایج عملکردی، شما را در رسیدن به اهداف سازمانی و بهبود عملکرد یاری می‌ نماید. روایت های مختلف مشتریان ما نیز ثابت می کند که با کمک یکدیگر می توانیم تغییر و تحولی در سازمان شما ایجاد کنیم.