بسیاری از کشورهای پیشرفته بخصوص کشورهای در حال توسعه قسمت اعظم از رشد تولید ناخالص داخلی خود را از طریق بهبود بهره وری و بخصوص استفاده بهینه از منابع و امکانات موجود بدست میآورند. بطوریکه آمار و ارقام رسمی ارائه شده درا ین زمینه تعجب آور بوده و جای تامل بسیار دارد در کشور ما نیز به دلیل اهمیت و حساسیت موضوع، فعالیتهای بهرهوری از سال ۱۳۷۱ با تاسیس سازمان ملی بهرهوری شروع شد و در طی این دهه فعالیتهایی در زمینه بستر سازی فرهنگی ارتقاء و بهبود بهرهوری از طریق برگزاری کنگره ها و سمینارها، همایشها و چاپ و انتشارات نشریات و کتب بهرهوری انجام شده و به مرور حجم فعالیتهای اجرایی و آموزشی هم رو به افزایش گذاشت تا اینکه به دنبال گزارش سازمان ملی بهرهوری ایران از وضعیت موجود بهرهوری کشور و لزوم ارتقای آن در آینده ، هیات محترم وزیران در خرداد ماه سال ۱۳۷۹ مصوبه شماره ۸۰۷۰ ... را مبنی بر تعیین شاخصهای اندازهگیری بهرهوری و استقرار چرخه مدیریت بهبود توسط کلیه دستگاههای اجرایی به تصویب رساند، اما در راستای سیاست تمرکززدایی دولت و با توجه به اینکه پیشبرد حرکت بهبود بهرهوری مستلزم فعالیت در سطح کل کشور و جامعه می باشد.
لذا وظیفه کلیه سازمانها خصوصا آموزش و پرورش است تا در زمینه استقرار چرخه مدیریت بهبود و شیوههای مدیریتی مناسب برای افزایش بهرهوری و برنامه و راهبردهای بهبود بهرهوری درمدارس ، دورههای آموزشی و ارائه خدمات کارشناسی و... صورت گیرد. تا بهبود بهرهوری یعنی استفاده موثر از منابع اعم از نیروی کار ، سرمایه، زمین، مواد، انرژی، ماشین آلات و ابزار و تجهیزات و اطلاعات در فرآیند تولید کالاها و خدمات صورت پذیرد و همچنین منبع زمان یکی از شاخصهای مهم در اندازهگیری بهرهوری می باشد، مدیریت زمان یعنی به کنترل درآوردن زمان و زمانبندی درست کارها و فعالیتهای به موقع که از عوامل مهم و موثر در بهرهوری می باشد. افزایش و بهبود بهرهوری در گرو کار هوشمندانه و آگاهانه است نه در گرو کار سخت تر و استفاده بیشتر از عوامل تولید. با استفاده از برنامهریزیهای کوتاه مدت ، میان مدت و بلندمدت می توان بهرهوری را افزایش داد.
امید است این فعالیتها در استقرار چرخه مدیریت بهبود بهرهوری و ارتقای بهرهوری ملی کشور مفید واقع شود، بدیهی است تحقق این امور مستلزم عنایت و توجه مدیران با لیاقت و کارکنان می باشد تا در اهداف برنامهریزی و فرآیند اجرایی آن مشارکت داشته باشند.
● تعریف بهرهوری
از آنجا که مفهوم بهرهوری بسیار وسیع است و از ترکیب دو مفهوم کارآیی و اثربخشی حاصل می شود می توان تعریف گستردهای را برای بهبود بهرهوری مناسب دانست.بهرهوری شامل استفاده بهینه از منابع مادی، نیروی انسانی، تسهیلات ، تجهیزات ، تکنولوژی و غیره به طریق علمی، کاهش هزینههای تولید، ضایعات، پیچیدگیهای زائد، گسترش بازارها، افزایش اشتغال و کوشش برای افزایش دستمزدهای واقعی و بهبود وضعیت زندگی و رفاه برای کلیه مردم می باشد.
● تعریف مدیریت بهرهوری
مجموعه کامل اقدامات مربوط به اندازه گیری بهرهوری، تجزیه و تحلیل نتایج، برنامهریزی برای بهبود و اجرای برنامهها به منظور ارتقاء تو امان سطح کارآیی و اثربخشی کلیه فعالیتهای سازمان و بهبود بهرهوری در امور را مدیریت بهرهوری می گویند.
● تعریف نظام بهبود بهرهوری
نظام بهبود بهرهوری مجموعه بهم پیوسته ای از تعاریف و دستورالعملهایی است که با محور قرار دادن فرآیندهای سازمانی به دنبال ارتقاء سطح بهرهوری در تمام اجزاء سازمان انجام میگیرد.
مشخصات ساختار نظام بهبود بهرهوری
۱) ساختار عمومی و فرآیند گر است ، نظام بهبود با ارتقاء بهرهوری با نگرش فرآیندی نقش هر واحد را در فرآیندهای مختلف شناسایی کرده و میزان کارآیی و اثربخشی آن واحد را مشخص می کند. این تشخیص می تواند تا مقیاس واحد قسمت و حتی فرد پیش رود.
۲) بر چرخه Plan-Do-chck-Action منطبق باشد.
چرخه یا ترتیب <برنامه ، انجام دادن، بررسی ، عمل>روشی است که می بایست پایه و اساس انجام کارها قرار گیرد. این چرخه اهمیت برنامهریزی و دریافت بازخورد را از فرآیندها نشان می دهد این چرخه برای اولین بار توسط پرفسورمینگ مطرح شده است.
▪ برنامه: باتوجه به دادههای جمعآوری شده برنامه بهبود بهرهوری در سازمان تدوین می گردد.
▪ انجام دادن: در این قسمت نحوه انجام دادن کلیه فعالیتهایی که در مرحله تعیین برنامه مشخص گردیده، به مرحله اجرا گذاشته می شود، در این مرحله اطلاعات کافی جمعآوری می گردد. این اطلاعات در مرحله بررسی مورد مطالعه قرار خواهد گرفت.
▪ بررسی: اطلاعات جمعآوری شده را مورد بررسی قرار داده و راهحلهای مناسب برای بهبود بیشتر تعیین می گردد.عمل: چنانچه با مطالعات انجام شده بهبود کارها میسر گردد، تغییرات لازم در نحوه انجام دادن کارها اعمال می گردد.بهرهوری عاملی است که موجب رشد مداوم و پایدار در سازمانها می شود. بهبود بهرهوری با دو مفهوم فرهنگ بالنده سازمانی و ابزاری جهت تحقق اهداف استراتژیک مترادف است.
● اصول نظام بهبود بهرهوری
نظام بهبود بهرهوری دارای ۸ اصل یارکن اساسی است که این نظام براساس آنها بنا شده است.
۱) اقتصاد مداری و مشتری گرایی
۲) رهبری، رهبری سازمان هدف گذاری و جهت گیری سازمان و محیط داخلی را به گونهای بنیان می گذارد که کلیه کارکنان به طور کامل در دستیابی به اهداف سازمان مشارکت نمایند. این اصل با توجه به حضور رهبری در تدوین برنامه استراتژیک رعایت شده است.
۳) نگرش فرآیندی
۴) نگرش سیستمی
۵) بهبود مستمر
۶) نگرش واقع بینانه در تصمیمگیری
۷) منافع متقابل کارکنان وسازمان
بهرهوری در جامعه زمانی تحقق پیدا می کند که تمامی بخشهای تولیدی، اجتماعی و خدماتی سعی در استفاده از یک نظام مناسب بهرهوری داشته باشند که معمولا نظام قانونگذار می تواند با هموار کردن راهها، باعث بوجود آمدن بهرهوری شود و عامل انسانی در راه تکامل آن کوشش کند.
بهرهوری پایین در سازمانها، شرکت ها و موسسات مختلف متاثر از عوامل گوناگونی است . متناسب با این عوامل روشهای متفاوتی نیز برای رفع مشکلات وجود دارد. به کلیه تلاشهای سیستماتیک و ساختار یافته برای حذف یا کاهش تلفات ناشی از مواد، ماشین، انسان و یا تعامل نادرست بین آنها، نظام ارتقای بهرهوری گفته می شود. نظام ارتقای بهرهوری در سه دسته و گروه قابل دسته بندی است.
۱) نظامهای سخت افزار محور
۲) نظام های انسان افزار محور
۳) نظام های نرم افزار محور
ـ عوامل سخت افزاری : مانند ماشین آلات، تجهیزات، تکنولوژی . مواد اولیه، انرژی ، ابزار، منابع مالی، سرمایه و زمین
ـ عوامل نرم افزاری: اطلاعات ، دستورالعملها، نقشه ها
ـ عوامل انسان افزاری: یا مغز افزاری این عوامل به دو شاخه اصلی تقسیم می شوند:
الف) عوامل موثر بر ارتقای بهرهوری نیروی انسانی مانند: توان فنی و تخصصی نیروی کار و قدرت انجام کار، از قبیل علم، تجربه، تحصیلات ، شخصیت ، استعداد و ..
- توان انگیزه و تمایل به انجام کار، از قبیل نیازهای مادی، فیزیکی ، نیازهای روحی، روانی، محیط کار برخوردهای مدیریت در قبال ایجاد و انگیزش و...
- فلسفه و سبک مدیریت
- سازماندهی، برنامهریزی، هماهنگی و کنترل و ...
- سیستم های اطلاعاتی مدیریت
کارکنان، سرمایههای با ارزش هر سازمان می باشند . دستیابی به هدفهای هر سازمان در گرو مدیریت درست این منابع با ارزش است . نیروی کار عامل موثری در بهرهوری است . نیروی کار اگر با آرامش خاطر و انگیزه قوی. اشتغال به کار داشته باشد و به دلایل گوناگون از آینده واهمه نداشته باشد بهرهوری او بالاتر خواهد بود. مجموعهای از عوامل و ارزشهای حاکم بر سازمان ، بر روی بهرهوری نیروی کار موثر می باشند. مهمترین عاملی که بر روی بهرهوری کار تاثیر دارد ، انگیزه در انجام کار است عواملی که بر روی انگیزه نیروی کار تاثیر دارند به دو دسته کلی ، مادی،فرهنگ سازمانی وابسته می باشند.
عوامل مادی به میزان حقوق و دستمزد افراد در مقایسه با سطح قیمتهادر جامعه و برآورد نیازهای اولیه افراد بستگی دارد.
عوامل فرهنگ سازمانی به این مساله می پردازد که جو مدیریتی و فضای سازمان برای کارکنان چگونه است؟ یعنی مدیریت سازمان آیا امکان بروز عقاید و افکار مختلف به زیردستان خود می دهد یا خیر؟ آیا معیار انتخاب و بکارگیری افراد در مشاغل براساس شایستگی و صلاحیتها می باشد یا این که معیار صرفا براساس داشتن رابطه و اطلاعات محض است؟ آیا سیستم تشویق و تنبیه عادلانه در سازمان وجود دارد؟ یعنی سازمان بین کسی که کار می کند و کسی که کم کاری می کند تفاوت قائل می شود میزان مشارکت در سازمان چقدر است؟
مدیریت موفق منابع انسانی در ارتقاء بهرهوری سازمان اهمیت بسزایی دارد. مدیریت منابع انسانی با استفاده بهینه از استعدادها و تواناییهای بالقوه نیروی انسانی موجود در سازمان، طراحی یک سیستم مناسب پرداخت براساس عملکرد، شایستگی و مهارت فردی و نگهداری نیروی انسانی و آموزش و رشد نیروی انسانی می تواند بهرهوری انسان را ارتقاء دهد.
▪ مرکز بهره وری ژاپن بهرهوری را بدین شرح تعریف کرد:
بهرهوری عبارتست از به حداکثر رساندن بهرهگیری از منابع انسانی، ارائه تسهیلات به شیوههای علمی و با کاهش هزینههای تولید ، گسترش بازارها، افزایش اشتغال، افزایش دستمزدهای واقعی و بهبود معیارهای زندگی به گونهای که به سود کارکنان، مدیران و مصرف کنندگان می باشد.
صنایع ژاپن برای بالا بردن سطح بهرهوری بر پنج عامل تاکید ویژه دارند.
- برتر شمردن آموزش و پرورش کارکنان
- نشر اطلاعات و ایجاد تصور مشترک از آرمانها و اهداف و برنامه های سازمان
- توسعه تکنولوژی با توجه به مهارت کارکنان
- استقرار نظام باثبات از دستمزد در روابط صنعتی
- افزایش سرمایهگذاری در تحقیقات بنیادی و کاربردی برعهده مدیران است تا قدرت عظیم نهفته استعدادهای انسانی سازمان خود را بشناسند و به شوق آورده و از آن استفاده بهینه نمایند. توجه به عوامل موثر ایجاد انگیزه در ابعاد مادی (مانند حقوق و دستمزد پاداش، امکانات رفاهی ، محیط فیزیکی کار، ایمنی) و ابعاد غیرمادی (مانند وحدت شغل و مشاغل ، امنیت شغلی ، مساوات در سازمان و آموزش، در ارتقای بهرهوری تاثیر دارند. تشویق و شخصیت دادن به کارکنان باید بصورت اصلی لاینفک از سیستم بهرهوری به حساب آید.
گماردن مدیران کار آفرین در سازمان بسیار مهم است . کارآفرین کسی است که خلق کند و بازده ارزشمندی را از هیچ بسازد. عامل خلاقیت و کارآفرینی در موسسات از عوامل مهم و موثر در پیشرفت در صحنه رقابت جهانی می باشد. لذا مدیران باید از بین شایسته ترین ها و کارآمدترین ها انتخاب شوند مدیرانی در عمل موفق تر خواهند بود که بتوانند اعتماد در مشارکت کارکنان را برای رشد نوآوری و ابتکار و خلاقیت درسازمان برانگیزانند. مدیران می بایست ساختار مناسب و فرهنگ سازمانی مناسب را با مدیریت مشارکتی بوجود آورند. نظام پیشنهادات می تواند در بروز افکار خلاق و افکار سازنده موثر باشد.
شیوه و سبک مدیریت در دنیای امروز مبتنی بر مشارکت . کار گروهی در رشد و یادگیری در سازمانها می باشد افزایش بهرهوری مسئولیت اصلی مدیریت است، در واقع ایجاد شرایط مناسب برای عملکردی بهتر و بالاتر اساس مدیریت بهرهوری است . چون بهبود بهرهوری یک فرآیند در حال تغییر است بنابراین برای افزایش بهرهوری لازم است که مدیریت تغییر برقرار گردد بر این امر به مفهوم ایجاد انگیزه تحرک و تغییرات مهم است که سرعت تغییر ارقام عناصر سازمان هماهنگ باشد.
برخورداری از رهبرانی بصیر در اراده سازمانها در رشد و پیشرفت بهرهوری بسیار مهم است. نظام آموزشی و تربیتی باید مدیران و رهبران بصیر تربیت کند . رهبرانی که مشارکت کنارکنان را به خدمت گرفته و موجب می شوند کارکنان ردههای مختلف سازمان در تحقق بسوی اهداف سازمان با انگیزه ، جدیت و پشتکار کار کنند. رهبران ضمن جلب توجه زیردستان به اهداف متعالی سازمان روابط حسنه کاری با کارکنان خود برقرار کرده و احترام به یکدیگر را در سازمان متجلی می سازند.
مدیران رهبر، اشخاصی بسیار باثبات بوده و با ایجاد شور و شوق بین افراد انگیزه آنها را نسبت به انجام کار افزایش می دهند که این خود نخستین قدم در بستر سازی افزایش بهرهوری است.
مدیریت مشارکتی، ابزاری کارآمد و تحول آفرین است که باعث می شود کارکنان در تمام سطوح فکر و تجربیات و ایدههای جدید و ارزشمند خود را در نقش مسئولی ببینند که باید کار خود را به نحو احسن و بهتر از دیروز انجام دهند.
مدیر رهبر باید حداکثر بهرهوری از منابع انسانی را ببرد و سعی در برقراری و نهادینه کردن فرهنگ سازمانی در راستای انضباط، ابتکار. ابداع . خلاقیت و مشارکت میان افراد در انجام فعالیتها رسیدن به هدفهای سازمان داشته باشد. نحوه مدیریت تاثیر شدیدی در رضایت شغلی و نتیجه بهرهوری نیروی کار دارد. اگر کارمندی احساس کند که مدیر به او بعنوان ابزاری می نگرد علاقه و ذوق کمتری برای افزایش بهرهوری خود نشان خواهد داد و چه بسا کارآیی او کاهش یابد. لیکن اگر مدیر ضمن احترام به کارمند خود مشکلات و مسائل وی را مدنظر داشته و روابط سازمانی مناسبی را برقرار کند. بهرهوری افزایش می یابد. ایجاد انگیزه در افراد برای کار بهتر بروز خلاقیت ها و ابتکارات در روانشناسی سازمانها بحث مهمی است.
در بحث روانشناسی سازمانی سعی می شود میان کارکنان روح همکاری ایجاد شود و در میان تک تک افراد احساس رضایت خاطر از کار بوجود آید. بطوری که با بهرهوری بالا کار کنند. توجه به عوامل فیزیکی موجود در محیط کار نظیر درجه حرارت ، میزان رطوبت، صدا، فشار روحی و روانی، ابزار و تجهیزات موجب شده است که محیط مساعد برای کار بوجود آید و ابزار و تجهیزات و ماشین آلات و دستگاهها متناسب با توانائیها و محدودیتهای جسمی و روانی، کارکنان مورد استفاده قرار گیرد بطوری که دشواری در کار، خطر، خستگی و آسیب دیدگی و هزینههای ناشی از آن در درازمدت کاهش یافته و موجب افزایش بهرهوری نیروی کار بشود.
باید همواره توجه داشت که بهرهوری دارای یک سیر تکاملی است که طی آن شرکتها و موسسات تولیدی و خدماتی و کشورها از طریق کارآیی و اثربخشی بسیار سعی می کنند بهرهوری را بالاتر ببرند. هنگامیکه افراد احساس کنند که می توانند کار را از طریق مشارکت، بروز خلاقیت ، عملکرد و تلاش به انجام برسانند بهرهوری رو به شکوفایی خواهد گذاشت.
برنامه ریزی برای بهبود بهرهوری:
برای رسیدن به بهبود بهرهوری باید برنامه ریزی کرد و برای طراحی یک برنامه کامل و جامع باید مراحل و مراتب ذیل را تعقیب کرد.
۱) تجزیه و تحلیل موقعیت سازمان
۲) طراحی برنامه بهبود در بهرهوری
۳) ایجاد انگیزه و آگاهی لازم نسبت به بهرهوری
۴) اجرای برنامه
۵) ارزیابی برنامه
● عوامل موثر بربهرهوری:
۱) توانایی <دانش و مهارت>
۲) توسعه فنی <تکنولوژی مواد خام، وضعیت جانمائی های تجهیزات>
۳) انگیزش و آموزش
۴) عملکرد کارکنان
۵) شرایط فیزیکی محیط کار
۶) نیازهای شخصی <فیزیولوژیکی و اجتماعی>
۷) وضعیت جاری و موقعیت شخصی، شرایط عمومی و اقتصادی>
۸) شرایط اجتماعی و اتحادیههای شغلی
۹) سازمان رسمی <ساختار سازمان جو، رهبری، کارآیی در سازمان، سیاست های پرسنلی، سطح حقوق و دستمزد ، ارتباطات
۱۰) شرایط محیطی و زمانی خاص سازمان
۱۱) سازمان غیررسمی و گروهها: اندازه ، همیاری و اهداف
۱۲) رهبران سازمان
۱۳) نوع و سبک رهبری
۱۴) راهنمایی و نظارتها
۱۵) دموکراسی راهنمایی و نظارت کلی
۱۶) میزان مشارکتها در کار
● عوامل نرم افزاری بهبود بهرهوری :
۱) تداوم و پایداری در بهرهوری
۲) احترام متقابل و ارتباطات
۳) انس و الفت و علاقه در محیط کار
۴) ایمنی و حفاظت
۵) آموزش حین کار
● بهرهوری، یک دیدگاه:
در عصر حاضر بهرهوری به صورت یک دیدگاه، مطرح می شود در این دیدگاه انسان به عقیده و باوری می رسد که می تواند کارها و وظایفش را هر روز بهتر از روز قبل انجام دهد و برای تحقق این باور تلاش می کند در این دیدگاه مفهوم بهرهوری که همان استفاده کارآمد از منابع برای دستیابی به هدف است در ارتباط با اراده انسان قرار می گیرد و در نتیجه آن، تفکر بهرهوری حاصل شده و تکامل می یابد و به فعالیتهایی سیستماتیک و عملی تبدیل می شود. وقتی فرآیند فوق برای فرد تحقق می یابد همواره حرکتهای هدفوار و موثر در فعالیتهای او مشاهده می شود. او دارای ذهنیتی می شود که زندگی در وضعیتی ثابت و بدون پیشرفت و رشد برایش امکان پذیر نیست به همین صورت تفکر و به دنبال آن حرکت بهرهوری برای یک موسسه و سازمان حاصل می شود.
سازمانی که حرکت بهرهوری در آن شروع می شود دارای نظام و مکانیزمی خواهد شد که بطور پیوسته تلاشهایی در راه انطباق فعالیتهای تولیدی یا خدماتی و فرهنگی با شرایطی که دائما در حال تغییرات است صورت خواهد داد.
فلسفه <بهبود پیوسته> که امروزه بعنوان یک نظام مدیریتی موفق بکار گرفته میشود حاصل تحقق تفکر و حرکت بهرهوری است.
▪ پرداختن به بهبود بهرهوری تنها وظیفه متخصصین و کارشناسان نخواهد بود بلکه هر کس بعنوان جزئی از وظیفه روزمره خود، به فکر بهتر کردن وضعیت جاری در حوزه کاری خود خواهد بود.
وقتی می گوئیم تلاش برای بهبود و ارتقاء بهرهوری وظیفه همه افراد می شود منظور این نیست که صرفا با طرح این مساله بصورت یک شعار انتظار داشته باشیم که همه افراد خود را درگیر فعالیتهای ارتقاء بهرهوری کنند بلکه برعکس این خطر وجود دارد که چیزی که وظیفه همه است را هیچکس بعهده نگیرد.
حرکت بهرهوری باید با برنامه ریزی دقیق و حساب شده و جامع شروع شود. اجرای صبورانه چنین برنامهای موجب رشد تفکر بهرهوری در کارکنان خواهد شد و کم کم وضعیتی پیش می آید که افراد از انجام فعالیتهای بهبود لذت می برند.
▪ رهرو آن نیست .... طی مسیر با گامهای موزون و سنجیده و حفظ آهنگ حرکت در طول مسیر یکی از شروط لازم جهت دستیابی به هدف و موفقیت است. انتظار و توقع غیرواقع بینانه در رسیدن به اهداف و برخورد عجولانه با مشکلات نتیجهای جز خستگی و یاس بدنبال ندارد اگر انسان بتواند انرژی خود را متناسب با مسیر مورد تنظیم کند از ادامه راه و رسیدن به هدف مایوس نخواهد شد به همین علت در بسیاری از روشهای موفق در زمینه بهبود بهرهوری استمرار باید مورد توجه قرار بگیرد.