زمان، بهترین هدیه خالق جهان به گل سر سبد مخلوقات (انسان) است که در صورت شناخت و استفاده صحیح از آن تواناییهای نهفته درون انسان بروز مییابد. شناخت زمان، بصیرت لازم برای استفاده صحیح از آن را فراهم میسازد و استفاده صحیح از زمان، مستلزم یادگیری اصولی است که به کمک آنها میتوان از این دریای بیکران، بهترین گوهرها را صید نمود.
از این رو برای پرداختن به اصولی که تضمین کننده بهرهوری مناسب از زمان است، نخست باید به این سؤال پاسخ داد که: زمان چیست؟ و چه نقشی میتواند در زندگی ایفا نماید؟
● زمان چیست؟
در پاسخ باید گفت: زندگی مگر چیزی جز زمان است؟ زندگی، مهلتی است که به ما داده شده تا از آن بهره بگیریم. حضرت علی(ع) میفرماید: «به راستی عمر تو زمانی است که در آنی». (۹) دیدن زندگی از زاویه زمان، معانی تلخ و شیرینی دارد. آنجا که آمدنها و رفتنها در میان است و سخن از بیوفایی زمان با مردمان است، جنبه بیرحمانه زمان نمود دارد و آنجا که سخن از هدیه خالق برای رشد و تکامل در میان باشد، جنبه شیرین و لذتبخش زمان مورد نظر است.
زمان، موهبتی است که خداوند در عطای آن به مخلوقات، هیچ تفاوتی قائل نشده و آن را میان شاه، بنده، فقیر و غنی، به یک گونه تقسیم نموده است. بدین معنا که یک ثانیه برای همه یک ثانیه است، نه کمتر و نه بیشتر! نه کسی میتواند آن را ذخیره کند و نه قابل خرید است. باید در همان لحظه از آن استفاده نمود. در غیر این صورت، به هیچ قیمتی باز نخواهد گشت.
با چنین دیدی زمان را بدینصورت تعریف میکنیم: «زمان، همین حال است»؛ نه گذشته و نه آینده، و رمز استفاده از زمان، استفاده از همین لحظه است.
برخی وقت خود را به امید ساعتی دیگر و یا افسوس بر گذشته تلف میکنند. حضرت علی(ع) میفرماید: «به راستی که عمرِ گذشتهات وَعدهای است سرآمده. پس نتوان در آن کاری کرد. و آینده، آرزویی است. پس تنها زمانی که در آن هستی، وقت عمل است». (۱۰)
به گفته سعدی:
سعدیا! دی رفت و فردا همچنان موجود نیست
در میان این و آن، فرصت شمار امروز را.
و به قول عبدالغنی همدانی:
بُگذشته و آینده دریغ و هوس است
عمری که شنیدهای همین یک نفس است
میدان از توست، مرکبی جولان ده
زان پیش که گویند: فرود آی! بس است
● مدیریت زمان
سؤالی که در اینجا باقی میماند، این است که با وجود تساوی همگان از لحاظ در اختیارداشتن زمان حال، دوگانگی در نحوه استفاده از زمان، چگونه به وجود میآید؟ چرا برخی از افراد با وجود مشغلههای فراوان و مسئولیتهای سنگین، از زندگی، لذت و بهره کافی میبرند و احساس کمبود وقت نمیکنند، اما در مقابل، بیشتر مردم بعد از یک روز پر هیاهو و جنب و جوش، در پایان روز، خسته و مضطرب از کارهای انجام نشده و نیمه تمام، احساس میکنند در رقابت با زمان، بازنده هستند؟
در پاسخ این سؤال میتوان گفت: راز تمام موفقیتها و شکستها، در کیفیت و کمیت استفاده از زمان، نهفته است. استفاده صحیح از زمان، اصول و قواعدی دارد که بدون آن نمیتوان به درستی از فرصتها بهرهمند گردید. اینک به بررسی اصولی میپردازیم که با استفاده از آنها میتوان از لحظه لحظه زندگی، بیشترین بهره را برد. روانشناسان، این اصول را ذیل عنوان «مدیریت زمان» بررسی میکنند.
● اصول دهگانه مدیریت زمان
۱) برنامهریزی
نخستین و مهمترین اصل برای استفاده صحیح از زمان، داشتن برنامهای حساب شده و دقیق است. این برنامه که با توجه به مقتضیات روحی افراد تنظیم میشود، محور اصلی مدیریت زمان است. عمده مباحث مدیریت زمان به موضوع فنون برنامهریزی، شرایط و راهکارهای آن میپردازد.
داشتن برنامه جامع که همه زوایای زندگی را پوشش دهد مانند در اختیار داشتن نقشهای است که یک راننده در یک مسیر پر پیچ و خم از آن بهره میگیرد و در واقع، استراتژی (راهبُرد) فرد برای دستیابی به اهدافش است که دربرگیرنده کوتاهترین و کم هزینهترین مسیر برای رسیدن به هدف است. برنامه مناسب، با سازماندهی وظایف، موجب جلوگیری از هدر رفتن وقت و انرژی شده و افزون بر بالا بردن اعتماد به نفس، توان پیگیری و قدرت نظارت و کنترل بر اعمال را افزایش میدهد و نشان از هوش و خلاقیت فرد دارد.
بیشتر مردم، با آنکه بدون برنامه زندگی میکنند و از قاعده کلّی «هر چه پیش آید، خوش آید» پیروی میکنند، اما افرادِ با برنامه و منظم را تحسین مینمایند و چه بسا خود، آرزوی زندگی کردن همانند آنان را در سر میپرورانند. با وجود این، افراد بسیاری نیز هستند که به اصل برنامهریزی در زندگی اعتقادی ندارند و فکر میکنند آن قدر به کار مشغولاند که وقتی برای برنامهریزی ندارند. مَثَلِ اینان، مَثَلِ مزرعهداری است که پیش از شروع زمستان، تصمیم به ساختن کلبهای گرفت و بدین منظور به قطع درختان پرداخت. نجاری او را دید که عرقریزان و به زحمت زیاد، مشغول کندن درختان است. به او نصیحت کرد که ابتدا باید تبرت را تیز کنی؛ اما او جواب داد که: «چون سخت مشغول بریدن درختان هستم، وقتی برای این کار ندارم!».
بحث در مورد نحوه «برنامهریزی» و خصوصیات آن، در اصول بعدی خواهد آمد. در اینجا فقط به دو نکته بسیار مهم اشاره میکنیم:
اول اینکه به دلیل شناختی که هر فرد از خود دارد، برنامه باید توسط خودش تنظیم گردد. البته وی باید نخست با اصول برنامهریزی آشنا گردد؛ ولی کار برنامهریزی را خود باید انجام دهد. این کار، علاوه بر پربارتر نمودن برنامه، از لحاظ روانی، این انگیزه را به فرد میدهد که در اجرای برنامه، تلاش بیشتری بنماید. دوم اینکه برنامه باید مکتوب باشد تا انتظاری را که از آن داریم، برآورده نماید. برنامه مکتوب، افزودن بر اینکه همیشه تجارب مکتوب ما را در اختیارمان میگذارد، قدرت تمرکز، اعتماد به نفس، تسلّط بر کار، پشتکار، نظم، پیگیری و کنترل را نیز به ارمغان میآورد.
۲) هدفگذاری فعالیتها
نخستین گام برای برنامهریزی، مهمترین و مؤثرترین گام است و آن هدفگذاری روی تمام کارهایی است که میخواهیم انجام دهیم.
هدف، مانند قطبنمای هواپیما در هر لحظه جهت را برای رسیدن به مقصد، نشان میدهد. کسانی که هدف خود را به روشنی و با اطمینان میشناسند، راه رسیدن به آن را هم میدانند؛ زیرا کسی که میداند به کجا میرود، هیچ مانعی جلوی او را نخواهد گرفت، مانند رانندهای که در روز روشن رانندگی کند و به وضوح، جاده و اطراف آن را میبیند و در صورت آشنایی با مسیر، اگر درست رانندگی کند، حتماً به مقصد خواهد رسید.
اما بسیاری از مردم که برای خود، هدف درستی تعیین نکردهاند، به جای اینکه کنترل کار را در دست بگیرند، تحت کنترل کار قرار میگیرند. در واقع، آنان تصمیمگیرنده در اعمالشان نیستند، بلکه عمل آنها عکسالعملی است که در مقابل محیط از خود بروز میدهند.
گروههای بسیار دیگری، اصلاً هدفی از زندگی ندارند و نمیدانند به کجا میروند. روزگار، آنها را از این سو به آن سو میکشانَد. این افراد، زمانی مشغول به کار میشوند که مجبور شوند. امیر مؤمنان(ع) میفرماید: «بزرگترین جهل، جهل انسان است به کار خویش». (۱۱)
و به گفته شهریار:
کورکورانه گَر به راه افتی
کورکورانه هم به چاه افتی!
یکی از دلایلی که افراد برای توجیه عدم تعیین هدف بیان میکنند، رضایت از عملکرد فعلی خودشان است و تصور میکنند چون حداکثر تلاش خود را انجام میدهند، نیازی به تعیین هدف ندارند. این افراد، توجه ندارند که بدون داشتن هدف، ملاکی برای ارزیابی خود نخواهند داشت و نمیتوانند درباره چگونگی استفاده از تواناییهایشان قضاوت کنند. دلایل این چنینی مانند داستان خلبانی است که به مسافرانش اعلام میکند رعد و برق، سیستمهای هواپیما را از کار انداخته است و هم اکنون در توفان و در بین کوهها گُم شدهایم؛ اما یک خبر خوب هست و آن اینکه ما با تمام سرعت به پیش میرویم!
منظور از هدفگذاری، چیزی بالاتر از تعیین اهداف است. تعیین هدف، مقدمهای است برای هدفگذاری. منظور از هدفگذاری، ارتباط دادن اهداف با وظایف مختلفِ روز است؛ اما برای رسیدن به این منظور، ابتدا باید اهداف را واقعبینانه و به روشنی تعیین نمود، آنگونه که قابل اندازهگیری و به دور از اوهام و خیالات باشند؛ زیرا با رؤیا زندگی کردن، به معنای با هدف بودن نیست.
● انواع هدف
اهداف، سه گونهاند:
▪ اهداف چرایی، اهدافی هستند که تمام اهداف دیگر زندگی را به سبب آنها کسب میکنیم، مانند به دست آوردن احترام دیگران، رفاه خانواده و مقبولیت عمومی.
▪ اهداف چیستی، هدفهایی هستند که با رسیدن به آنها اهداف چرایی تحقق مییابند، مانند کسب مدرک، هدفهای مالی و هدفهای شغلی.
▪ اهداف چگونگی، راههای به دست آوردن اهداف چیستی هستند، مانند درس خواندن در صورتی که هدفِ چیستی ما گرفتن مدرک باشد.
از آنجا که اهداف چرایی موتور محرک در پشت تمام اهداف هستند، در صورت کمرنگشدن این اهداف (که معمولاً به علت توجه زیاد به اهداف چیستی و چگونگی به وجود میآید)، خطر سرخوردگی و یأس در پی خواهد آمد؛ زیرا اگر ندانیم چرا کاری را انجام میدهیم، در پایان کار، احساس موفّقیت نخواهیم داشت.
برای شروع، کاغذ و قلمی بردارید و خواستههای خود (از قبیل نوع روابطی که میخواهید با دیگران داشته باشید، شغلی که مایلید به آن دست یابید، محلی که برای زندگی در نظر دارید، وضعیت خانوادگی و مالیای که برای آن تلاش میکنید، وضعیت تحصیلی مورد نظرتان و قضاوتی که مایلید دیگران از شما بکنند) را یادداشت کنید.
این کار را حتماً بکنید؛ زیرا اهداف نانوشته، همانند تصوّرات و خیالات است که دردی را دوا نمیکنند. دقت کنید که اهداف باید دارای شاخصههایی از قبیل: وضوح، قابلیّت اندازهگیری، قابلیت دسترسی، واقع بینانه بودن و داشتن با محدودیت زمانی باشند. برای مثال، منظور از قابل اندازهگیری بودن، این است که اگر میخواهید لاغر شوید، تعیین کنید باید ماهی چند کیلو وزن کم کنید.
برای رسیدن به اهداف بزرگ باید مرحله به مرحله پیش رفت. در این صورت، احساس دائمی موفقیت و پیشرفت موجب افزایش توان و انگیزه برای دستیابی به هدف میشود. پس با استفاده از ورزش ذیل (اصل سوم)، اهداف خود را به صورت هدفهای کوچک درآورید. ابتدا روی یک برگ کاغذ، اهداف بلندمدت خود را که ظرف پنج سال آینده میخواهید به دست آورید، با تفکیک نوع هدف بنویسید (یعنی اهداف بلندمدتِ «چرایی»، اهداف بلندمدت «چیستی» و اهداف بلندمدت «چگونگی» را جداگانه یاداشت کنید). سپس اهداف میانمدت یک ساله را به همین طریق یادداشت کنید و در مرحله آخر با استفاده از این اهداف، اهداف کوتاهمدت دو ماه را تعیین کنید. توجه کنید که اهداف کوتاهمدت باید به گونهای باشند که بتوان در ادامه آنها به اهداف میانمدت و در ادامه به اهداف بلندمدت رسید.
این کار، موجب میشود که هدفگذاری شما روی اعمالتان با وضوح بیشتری صورت گیرد و اعمال روزمرهتان در امتداد اهداف بلند مدّت شما قرار گیرند و هر روز بدانید در چه مرحلهای قرار دارید. با این روش، علاوه بر به دست آوردن انگیزه لازم برای رسیدن به هدف، ملاک مناسبی نیز برای ارزیابی خودتان به دست آوردهاید.
۳) برنامه ریزِ روزانه
با تعیین اهداف بلندمدت، میانمدت و کوتاهمدت، گام اوّل را برای مدیریت زمان برداشتهاید. با این کار، نگرش جامع و کامل بر وظایفی که به عهده شماست به دست آوردهاید. اما هنوز ابزار لازم برای سازماندهی اوقات امروز (که گفتیم رمز استفاده از زمان است) به دست نیامده است. حال، وقت آن است که با استفاده از نتایج تعیین اهداف، گام دوم را بردارید و آن، نوشتن برنامه ریزِ روزانه است که کاربُردیترین بخش برنامهریزی است و در صورت اجرای درست، مؤثرترین گام برای تنظیم وقت به شمار میرود.
در این قسمت، بیشتر کار، روی اهداف «چگونگی» صورت میگیرد و به نُدرت پیش میآید که اهداف «چیستی» در این حیطه مورد بحث قرار گیرند؛ زیرا اهدافِ چیستی معمولاً بلندمدت یا میانمدت هستند.
البته پیش میآید که اهداف چیستی هفتگی و حتی روزانه در نظر گرفته شود. اما اهداف چرایی، آن قدر کلّی و بلندمدت هستند که نمیتوان آنها را به اجزای کوچکتر تبدیل نمود. این مطلب به این معنا نیست که در برنامه ریزِ زمان، توجهی به اهداف «چرایی» و «چیستی» نمیشود؛ بلکه پایه و هدف اهداف «چگونگی» رسیدن به اهداف «چیستی» و در نهایت، اهداف «چرایی» است و باید این اهداف مرتباً مرور شوند تا انگیزه لازم برای اجرای اهدافِ چگونگی از دست نرود.
برای اینکه برنامه ریزِ روزانه بهتر در جهت برنامههای بلندمدت قرار گیرد، لازم است ابتدا برآوردی روی برنامه چگونگی کوتاه مدت داشته، آن را به هشت قسمت تقسیم کنید، تا هدفهایی که باید در طول هفته به آنها دست یافت، معلوم گردد. این برنامه هفتگی فقط شامل اهدافی است که باید در طول هفته به آنها دست یافت، نه ریزِ کارهای روزانه. حال با ریزتر کردن برنامه هفتگی، تصویر روشنی از کارهایی که باید در هر روز هفته انجام دهید، به دست میآورید.
در اینجا باز تأکید میکنیم که منظور از این اعمال، کارهای روزمره و تکراری شما نیست؛ بلکه فعالیتهایی است که مستقیماً به اهدافی که شما قبلاً تعیین کردهاید و مایلید به آنها دست یابید، مربوط میشوند. بیشتر کارهای روزانه، ناشی از روزمرّگی است و کمکی برای رسیدن به اهداف نمیکنند و در صورت عدم مراقبت، یکی از بازیهای زمان، افتادن در دام روزمرّگی است؛ یعنی اگر کاری برای خود تعریف نکنید، باز هم احساس بیکاری نخواهید کرد و حتی بعضی اوقات، وقت خالی برای انجام دادن کارهای اصلی هم نخواهید داشت. این یعنی روزمرّگی!
حال که میدانید اهداف امروزتان چیست، این اهداف را به عنوان شالوده برنامه روزانه به کار ببرید. البته در برنامه روزانه کارهایی که به اجبار باید هر روز انجام دهید (از جمله فعالیتهای شخصی، ارتباطات اجتماعی و...) نیز اضافه شود؛ ولی باید همه اینها حول محور اهداف اصلی قرار گیرند و هیچگاه اهداف شما قربانی انجام این امور نشوند.
برنامه ریز روزانه، فهرست واقعبینانهای از کارهایی است که شما باید در طول روز انجام دهید و لازم است آنها را در جدولی که حداقل شامل ستونهایی برای درج ساعات روز، فعالیتهای که باید انجام گیرد، زمان هر فعالیت، نوع اولویت، ثبت عملکرد و نیز ستونی برای ارزیابی فعالیتها میشود، تنظیم کنید.
در مورد اجزای برنامه و مهارتهای تنظیم آن، بحث خواهیم کرد؛ اما این نکته را به خاطر بسپارید که در تنظیم برنامهها مراقب باشید وقت خود را به چیزهایی اختصاص دهید که ارزش آن را داشته باشند. همان گونه که برای خرج کردن پول خود وسواس دارید و دقت میکنید، ارزش زمان خود را هم مد نظر داشته باشید.
۴) اولویت بندی
یکی از مهارتهایی که موجب بالا رفتن کارآیی برنامه روزانه میشود، تعیین اولویت فعالیتهایی است که در برنامه مشخص شده یا در بین روز ایجاد میشود. در واقع، تصمیم شما برای دادن حقّ تقدم به کارهایتان را اولویتبندی اموری میگوییم.
اگر شما ارزش کارها را بسنجید و اولویت آنها را تعیین کنید، توان خود را روی کارهای مهمتر متمرکز میکنید و در صورت مواجهه با مشکل در برنامه، براساس اولویت تعیین شده حرکت میکنید.
همچنین اولویتبندی موجب میشود ارزش فعالیتهای خود را بهتر بشناسید و به طور مؤثرتری با آنها برخورد کنید.
اگر مراحل قبلی را به درستی انجام داده باشید، در این مرحله مشکلی نخواهید داشت؛ زیرا با داشتن اهداف روشن، به راحتی میتوان فهمید که چه کاری لازم است انجام گیرد و چه کاری را میتوان حذف کرد یا به دیگری محوّل نمود.
برای اولویت بندی میتوانید فعالیتهای خود را به سه دسته تقسیم کنید:
▪ دسته نخست، کارهایی هستند که هم دارای اهمیت هستند و هم در فهرست برنامههای اصلی آمدهاند و برای دستیابی به هدف بزرگتر، انجام دادن آن در این مقطع، فوری است. اینگونه وظایف، باید حتماً توسط خودتان انجام گیرند و ملاک عملکرد شما محسوب میگردند. برای مشخص نمودن این وظایف در برنامه روزانه، از یک علامت مربع استفاده کنید.
▪ دسته دوم، کارهایی هستند که یا از اهمیت برخوردارند و یا از فوریت و در بعضی مواقع، پیشنیاز کارهای مهماند. این امور را میتوان گاهی اوقات به دیگران واگذار نمود یا به تأخیر انداخت. این وظایف را در برنامه با یک علامت مثلّث مشخص کنید.
▪ دسته سوم، کارهایی هستند که نه از اهمیت برخوردارند و نه از فوریت؛ اما معمولاً بیشترین وقتِ روز را میگیرند، مانند روابط اجتماعی و کارهای روزمره. این امور، بیشتر بر حسب عادت انجام میگیرند و نقشی در ارتقای فرد و رسیدن به هدف ندارند. متأسفانه اغلب افراد، ناخواسته بیشترین زمان خود را صرف این امور میکنند. در بحث ارزیابی برنامه روزانه با بررسی نتایج عملکرد روزتان بیشتر این نکته را درک خواهید کرد.
۵) مُنحنیِ انرژی روزانه
یکی از ویژگیهای برنامه مناسب، تناسب آن با روحیات روانی و شرایط جسمانی فرد است. توان روحی و جسمی افراد برای انجام دادن کارها همیشه یکسان باقی نمیمانَد و سطح فعالیت و برانگیختگی در ساعات متفاوت روز تغییر میکند. این تغییرات، بسته به عادات تغذیه، خواب، حالات روحی و شرایط جسمی از فردی به فرد دیگر تغییر میکند. به همین دلیل نمیتوان قانون معیّنی برای آن تعریف نمود.
برای برنامهریزی لازم است از ساعات بیولوژیک (زیستی) خود، اطلاعات کافی به دست آورید و نتایج آن را در برنامهریزیتان تأثیر دهید. برای به دست آوردن این اطلاعات باید چند روز به دقّت، وضعیت برانگیختگی و افسردگی خود را در ساعات مختلف ثبت کنید و بعد از بهدست آمدن نتایج، فعالیتهای اصلی و مهم خود را که احتیاج به توان بالاتر و انرژی بیشتری دارند، برای ساعات برانگیختگی قرار داده و امور روزانه و غیر مهم را که احتیاج به تمرکز ندارند، به ساعاتی موکول کنید که از انرژی کمتری برخوردارید.
در صورتی که بیشتر مردم، خلاف این کار را انجام میدهند؛ یعنی بین صبح و ظهر را (که معمولاً بیشترین برانگیختگی وجود دارد) به کارهایی بیاهمیت میگذرانند و کارهای اصلی خود را بعد از ناهار یا شب انجام میدهند.
توصیه میشود برای به دست آوردن توازن جسمی و روحی در خوابیدن و غذا خوردن متعادل باشید و علاوه بر عمل کردن به توصیههای پزشکی و بهداشتی در این موارد، سعی کنید از یک نظم دائمی پیروی کنید. با این کار، شما میتوانید برآوردی مطمئن از توانایی خودتان در روز به دست آورید. در غیر این صورت نمیتوانید پیشبینی مناسبی از توان عملکرد خود در روز داشته باشید.
۶) تعیین مهلت پایانی
یکی از مواردی که در نوشتن برنامه ریزِ روزانه به آن اشاره شد، تعیین مهلت انجام دادن هر فعالیت است. این کار، شما را مقید میکند تا ظرف زمان تعیین شده، کار را انجام دهید. اگر برای یک فعالیت، محدوده زمانی تعریف نکنید، احتمال طولانی شدن و انجام نشدن کار، بالا میرود.
از نظر روانی، ذهن، مراحل انجام دادن کار را در مدت زمانی که در اختیار دارد، تنظیم میکند و اگر مدت زمان، بیشتر از حد معمول باشد، کار، آنقدر کش پیدا میکند تا زمان آن به پایان برسد؛ یعنی اگر وقت زیادی داشته باشید، کار نیز زمان بیشتری میبرد، اما اگر زمان کم باشد، کار، زودتر به پایان میرسد.
به عنوان مثال، معمولاً در شب امتحان، مطالب یک ترم (که روی هم انباشته شده) با سرعت خوانده میشود. حال اگر درس خواندن با این توان در طول سال انجام گیرد، میتواند نتایج بزرگی به همراه داشته باشد. علت این امر تعیین مهلتی است که برای مطالعه درس داده شده است که موجب میشود در سررسید آن، کار به اتمام برسد.
پس دو نکته باید رعایت شود، نخست، اینکه حتماً مهلت پایانی تعیین شود و دوم اینکه تا جای ممکن این مهلت، واقع بینانه و حقیقی باشد. البته تخمین زدن درست زمان، خود، یک مهارت است که اگر در برنامه ریزی مداومت داشته باشید و نتایج برنامه هر روز را بررسی کرده و از آن استفاده کنید، آن را بهدست خواهید آورد.
۷) انعطافپذیری
همیشه آنچه در ذهن شما بوده و در برنامه منعکس شده، در عمل اتفاق نمیافتد. در بهترین حالت، ممکن است ۶۰ تا ۷۰ درصد برنامه مطابق آنچه شما پیشبینی کردهاید، جلو برود. بسیاری از حوادث پیشبینی نشده، مزاحمتهای ناخواسته، مشکلات غیرمنتظره و حالات روحی نامطلوب در کمین هستد تا نظام برنامه شما را بر هم بزنند. آنچه موجب میشود شما از مسیر برنامه منحرف نشوید، انعطافپذیری برنامه و روش اتخاذی شما در مقابل اینگونه حوادث است که شاخص هوش و خلاقیت شما نیز هست.
نخستین راه برای مبارزه با از هم پاشیدگی برنامه بر اثر این موارد، تعیین وقتی آزاد در برنامه است که از آن برای جبران وقت استفاده میشود.
راه دیگر، توانایی خود شما در مدیریت وقتتان است؛ مثلاً اگر برای این ساعت، برنامه مطالعه در نظر گرفتهاید اما به دلایلی نمیتوانید تمرکز کنید، بهتر است به جای مطالعه، فعالیت دیگری که نیاز به تمرکز ندارد انجام دهید و مطالعه را به ساعت دیگری که برای آن کار در نظر گرفته بودید منتقل کنید و یا با تمرینات ورزشی ساده سعی کنید تعادل خود را به دست آورید. به هر حال باید مرز بین نظم داشتن و خشک بودن در اجرای برنامه را درک کنید و فقط به فکر انجام دادن کار نباشید، بلکه به درست انجام دادن کار نیز فکر کنید.
۸) مدیریت فردی
اداره کردن، خود یکی از بزرگترین تواناییهایی است که یک انسان میتواند به دست آورد و فقط با این نیرو میتوان برنامه را به اجرا رساند. لازمه چنین تواناییای کسب صفاتی از قبیل اعتماد به نفس، اراده، پشتکار و نظم در زندگی است و آنچه موجب میشود تا فرد بتواند به این صفات دست یابد، قبول این واقعیت است که مسئولیت هر کس با خود اوست و شخص دیگری نمیتواند او را اداره کند.
البته اجرای درست اصول گذشته میتواند در ایجاد انگیزه بسیار مؤثر باشد و تحریکی جهت حرکت به سوی هدف مورد نظرتان باشد و شیرینی رسیدن به اهداف کوتاه مدت و موفقیت در برنامه روزانه، انرژی لازم برای ادامه مسیر را فراهم آورد.
۹) اجرای برنامه
اگر چند نکته را در مورد نحوه اجرای برنامه رعایت کنید، میتوانید امیدوار باشید تا در مدیریت زمان به موفقیت خوبی دست یابید و از علم خود در عمل بهره گیرید. نخستین نکته، درست شروع کردن روز است. بسیاری در شروع کار با مشکل مواجه هستند و روز را خوب آغاز نمیکنند. اگر روزِ خود را با خستگی، خوابآلودگی و عجله شروع کنید نباید توقّع داشته باشید که در طول روز، بدون فشار و با آرامش به کارهای خود برسید.
از قدیم گفتهاند: «سالی که نکوست، از بهارش پیداست». برای اینکه بتوانید روز خوبی را آغاز کنید، شب به موقع بخوابید تا صبح به راحتی از خواب بلند شوید. آبی به صورت بزنید و کمی ورزش کنید، نماز بخوانید و برنامه روزانه خود را (که شب قبل آماده کردهاید) مرور کنید و وظایف خود را بهخاطر بسپارید و اولویت کارها را در نظر بگیرید، سپس همراه خانواده صبحانه کاملی میل کنید و سراغ کارهایتان بروید. مرور کارها در ابتدای روز موجب میشود راههای انجام دادن آن در ضمیر و ذهن شما مهیا گردد و در طول روز در مواجهه با کارها با سردرگمی مواجه نشوید و کاری از قلم نیفتد.
سعی کنید از زندگی و کار خود لذّت ببرید؛ زیرا احساس و فکر شما مستقیماً در عملکردتان تأثیر میگذارد. برای این منظور، هر روز برخی کارها را که به نوعی از آن لذت میبرید (از جمله تفریحات سالم و ورزش) را در برنامه قرار دهید. به یاد داشته باشید اگر کاری را بهخوبی و کامل انجام دهید، احساس رضایت و موفقیت ناشی از آن، کمک بزرگی برای شما خواهد بود؛ اما انجام دادن کارها به صورت نیمه تمام، نیروی شما را به هدر میدهد.
البته نباید در دام کمالطلبی افتاد و همین که کار به قدر کافی انجام گرفت، کفایت میکند و نباید آن را کش داد. همچنین کاری که آغاز نشده به نوعی ترس و اضطراب به همراه دارد؛ در حالی که اگر خود را با آن درگیر نمایید، ترس شما خواهد ریخت. بدین منظور، سعی کنید وظایفی را که به نوعی از آن واهمه دارید، در اوّل روز انجام دهید؛ زیرا تأخیر در این امور، موجب نگرانی در طول روز شده، روی کارهای دیگر نیز اثر نامطلوب میگذارد.
به خاطر داشته باشید ور رفتن و تمیز کاری و یا انجام دادن کارهایی کوچک و آسان قبل از یک کار مهم، راههایی است که برای به تأخیر انداختن کار از آن استفاده میشود و میتواند موجب انجام نشدن کار شود. پس اگر تصمیم گرفتهاید کاری را انجام دهید، فوراً آن را آغاز کنید و درگیر آن شوید و آنگاه پس از نیم ساعت، اگر خواستید، اطراف خود را تمیز و مرتب کنید و به اموری از این دست رسیدگی کنید.
همیشه از برنامه خود جلو باشید تا افزون بر به دست آوردن اعتماد به نفس، از نظر فکری دچار تشویش نشوید. در اجرای برنامه و صَرف کردن وقت خود، بسیار جدّی، مصمم و منظّم باشید و همانگونه که در پول خرج کردن دقت میکنید، در صرف وقت خود خسیس باشید و همانطور که زمان با شما بیرحمانه عمل میکند، شما نیز با آن بیرحمانه عمل کنید و نگذارید سستی و تنبلی، وقتتان را ضایع کند و مانع پیشرفتتان شود. نسبت به برنامه خود متعهد باشید و هر شب و صبح، زمان کوتاهی را برای برنامهریزی و نحوه اجرای برنامه اختصاص دهید و نتایج آن را بعد از مدت کوتاهی ببینید.
۱۰) ارزیابی و کنترل برنامه
نظارت، ارزیابی و کنترل برنامه، کارآمدترین قسمت در استفاده از زمان است که احتیاج به وقت، تأمل و درایت همراه با جدّیت و پشتکار دارد. بسیاری که از این قسمت کار غفلت میورزند، نقص کار خود را نمیفهمند و راه پیشرفت خود را نمییابند. باید حتماً در حین انجام دادن برنامه، بر کار نظارت نمود و تمام وقفهها و مشکلاتی که در برنامه پیش میآید در ستون مربوط به آن در برنامه ثبت کرد.
این کار را باید در حین روز انجام دهید. در غیر این صورت، در پایان روز نمیتوانید به درستی این وقفهها را شناسایی کنید.
باید هر شب قبل از نوشتن برنامه روز بعد، وقتی را برای بررسی و ارزیابی برنامه همان روز اختصاص دهید و با شناسایی نقاط ضعف و قوت، برای برطرف کردن نقاط ضعف، تدبیری بیندیشید و راهی نو اتخاذ کنید. امام علی(ع) میفرماید: «هر روز تو را عبرت بخشد، اگر آن را با فکر، همراه سازی». (۱۳)
اگر معایب کار خود را شناختید، خوشحال شوید و با برنامهریزی جدّی در صدد رفع آن برآیید؛ نه اینکه امید خود را از دست داده، کار را رها سازید. توجه داشته باشید که شناخت اشتباهات و ضعفها، خود یک قوّت است به شرطی که منجر به اصلاح شود؛ در غیر این صورت، مرتکب اشتباهی شدهاید که به شکست خواهد انجامید.
آیینه چون نقش تو بنمود راست
خود شکن، آیینه شکستنْ خطاست!
بدین منظور باید روحیه انتقادپذیری را در خود بالا ببرید تا هم خودتان انتقاد کنید و هم از نظرات و انتقادهای دیگران (که به منزله هدیهای برای شماست) استفاده کنید. برای اینکه بهتر بتوانید کار خود را ارزیابی کنید، نیاز به ملاکهایی برای این کار دارید، که اگر اهداف خود را به درستی روشن کرده باشید، با هدفگذاری روی اعمالتان میتوانید بفهمید که در راستای هدفتان حرکت کردهاید یا به بیراهه رفتهاید.
همانطوری که در نوشتن برنامه روزانه اشاره شد، برنامه باید دارای چندین ستون باشد که ستونهای درج ساعات روز، نوع فعالیتها، مهلت انجام دادن آنها و نوع اولویتشان در هنگام تنظیم برنامه پر میشود. ستون عملکرد روزانه در میان روز پر میشود که اگر به دقت و درستی انجام شود در ارزیابی برنامه تأثیر خوبی میگذارد.
ستون آخر که ارزیابی عملکرد روزانه است در پایان روز پر میشود و مشخص میشود علت عدم انجام و یا ضعف در کارها چه بوده است و چه درصدی از برنامه تحقق یافته است.
باید محاسبه کنید که زمان با ارزشتان را صرف چه کارهای کردهاید؟ آیا آن فعالیتها ارزش صَرفِ وقت داشتهاند یا نه؟ ببینید که چند درصد وقت خود را صرف کارهای اصلی و مهم کردهاید و چند درصد صرف کارهای روزمره و غیر مهم شده است؟ اگر کمتر از ۶۰ درصد وقت خود را صرف کارهای مهم کردهاید، در صدد باشید تا با برنامهریزی بهتر، راندمان (بازده) کار خود را بالا ببرید.
البته مواظب باشید که زیاد کمالگرا نشوید و با دیدن افراد موفق نخواهید که یکباره مانند آنها زندگی کنید و ره صد ساله را یک شبه طی کنید!
پیشرفت در برنامه و زندگی، امری تدریجی است و آنچه موجب آرامش میشود، این است که بدانید هر روزی که میگذرد، به نوعی پیشرفت کردهاید.
امیرالمؤمنین(ع) میفرماید: «زیرک، کسی است که هر روز بهتر از روز گذشته باشد». (۱۴) باید هدف بزرگ را در نظر داشت ولی کار را از جای کوچک آغاز نمود و شرایط روحی و روانی و ظرفیت خود را در برنامهریزی رعایت نمود.
برای برطرف کردن عیوب خود، جدولی تنظیم کنید و عواملی را که موجب به هدر رفتن وقتتان میشود، در آن ثبت کنید و مشخص کنید هر روز، هر کدام، چهقدر وقتتان را تلف کرده است. با این کار، علاوه بر اینکه انگیزه شما برای برطرف کردن عیوبتان بالا میرود، بهتر میتوانید راه حل مناسب را بیابید و با برنامهریزی و جدّیت، آن را پیگیری کنید. در صورتی که در کار و برنامه، مداومت و پشتکار داشته باشید، به زودی زمان از آنِ شما خواهد شد و هر طوری که بخواهید، از آن استفاده میکنید.