نرم افزار مدیریت قراردادها

نرم افزار مدیریت قرارداد اصطلاحی برای توصیف برنامه های کامپیوتری، اطلاعات و دستورالعمل هایی است که باعث ساده سازی، دیجیتالی کردن و بهینه سازی فرآیند عقد قرارداد های قانونی می‌شود. به طور مثال از نرم افزار مدیریت قرارداد برای ایجاد قرارداد، تبادل نظر درباره آن، امضاء کردن، تمدید و جمع آوری داده های قرارداد استفاده می‌شود.

این نرم افزار برای جایگزینی فرآیند مدیریت قرارداد ها به صورت دستی و استفاده از قرارداد های فیزیکی به وجود آمده است. این سیستم می‌تواند به تیم حقوقی و سایر افراد که در فرآیند عقد قرارداد دخیل هستند کمک کند تا بتوانند حجم زیادی از قرارداد ها را کنترل و مدیریت کنند.

همچنین این نرم افزار به تیم های مختلف این اجازه را می‌دهد که از روی قالب های آماده ای که از پیش توسط تیم حقوقی به صورت قانونی و به دقت تدوین شده است، نسخه مورد نیاز خود را استخراج کنند. به عبارتی دیگر نیازی نیست برای آماده کردن تک تک قراردادها پروسه زمان بری طی شود. بلکه در اکثر موارد می‌توان داده های یک قرارداد متفاوت را داخل قالب های از پیش ساخته جایگزین کرد.

قرارداد چیست؟

مفهوم قرارداد ساده و ملموس است. دو یا چند شخصیت حقیقی یا حقوقی تعدادی تعهد را امضاء می‌کنند. آن ها توافق کرده و سپس طبق آن توافق عمل می‌کنند. اگر بعدا چیزی خلاف انتظار پیش رفت، طرفین می‌توانند به آن قرارداد رجوع کرده و ببینند حق با چه کسی است؟

با این که مفهوم قرارداد از گذشته تا به الان دستخوش تغییر چندانی نشده است، اما تعداد و فرآیند مدیریت قراردادها در کسب و کار دچار تغییرات بنیادینی شده است. اسنپ را در نظر بگیرید. این کسب و کار ممکن است ماهانه هزاران قرارداد با تامین کنندگان مختلف ببندد. برای چنین سازمانی نیاز است که از یک سیستم اتوماسیون برای قرارداد های خود استفاده کند تا بتواند با سرعت بالا و هزینه پایین کسب و کار خود را گسترش دهد.

چرا مدیریت قراردادها مهم است؟

یک فرآیند ضعیف مدیریت قرارداد می‌تواند کسب و کار شما را در معرض ریسک های قانونی قرار دهد. همچنین حجم زیادی از زمان و انرژی برای قرارداد بستن به صورت دستی و غیر بهینه صرف می‌گردد. علاوه بر این مدیریت ضعیف قراردادها می‌تواند موجب تنش بین تیم های مختلف و کند شدن سرعت فرآیند گردد که این باعث می‌شود سازمان قرارداد هایی که نزدیک به بستن بوده است را از دست بدهد. هدف نرم افزار مدیریت قرارداد کاهش خطاها و بهبود شرایط مذکور است.

روند مدیریت قرارداد چگونه است؟

چرخه زندگی قرارداد ها دارای 6 مرحله است. فرآیند مرسوم برای مدیریت و عقد قرارداد به شکل زیر است:

ایجاد قرارداد:

فرآیند قرارداد از این مرحله آغاز می‌گردد. امروزه معمولا قرارداد ها از روی یک قالب آماده (Template) ایجاد می‌گردند.

پروسه دستی ایجاد قرارداد:

پروسه ایجاد قرارداد در نرم افزار:

تعامل برای تنظیم قرارداد:

معمولا قرارداد ها جزو ارکان کلیدی هر کسب و کاری هستند و همچنین دست اندرکاران بسیاری در آن دخیل می‌باشند. این ها دلایل خوبی برای این است که ادعا کنیم برای تنظیم و عقد یک قرارداد تعامل و همکاری بالایی بین اجزا و تیم های کسب وکار نیاز است. فرض کنید در یک قرارداد می‌خواهید یک ویژگی فنی را به یک نرم افزار اضافه کنید. این ویژگی فنی باید در تیم های آیتی، حقوقی، تدارکات، پشتیبانی و ... مورد بحث و تبادل نظر قرار بگیرد. زمانی این تعامل سخت می‌شود که لزوما تمامی این افراد یا تیم ها در یک دفتر، شهر یا حتی کشور نیستند و جمع کردن همه آن ها در یک اتاق برای تبادل نظر سخت یا حتی غیر ممکن است.

مراحل تعامل و مشورت برای قرارداد در حالت سنتی:

مراحل تعامل در نرم افزار مدیریت قرارداد:

مذاکره مهم ترین بخش قرارداد

وقتی پیش نویس قرارداد آماده شد نوبت به مهم ترین مرحله یعنی چانه زنی بر سر مفاد قرارداد می‌رسد. در این مرحله موارد حساسی همچون قیمت قرارداد، توافق عدم افشاء، جمله بندی به لحاظ قانونی و سایر مسائل با اهمیت به شور گذاشته می‌شوند. طرفین در این مرحله باید تصمیمات مهمی را برای به سرانجام رساندن قرارداد بگیرند.

پروسه دستی مذاکره در قرارداد:

فرآیند مذاکره بر سر قرارداد در نرم افزار:

امضای قرارداد:

به هر حال هر توافق نامه ای بدون امضاء ضمانت اجرایی ندارد. اما امضای فیزیکی مشکلات خاص خودش را دارد. پلتفرم های دیجیتال راهکار های امن و جدیدی را برای امضا کردن فراهم کرده اند. می‌توانید امضاء خود را داخل یک فایل اسکن شده ذخیره کنید و هر زمان به آن نیاز داشتید روی قرارداد اضافه کنید و یا می‌توان با حرکت موس یا انگشت بر روی صفحه لمسی چیزی را امضاء کرد.

فرآیند امضاء به صورت دستی:

پروسه امضاء کردن با استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد:

رهگیری قرارداد:

پس از امضا و عقد قرارداد چه اتفاقی برای توافق نامه شما خواهد افتاد؟ چگونه می‌توانید قرارداد های خود را پیگیری کنید؟ چه گونه می‌توان در داده های قرارداد جستجو کرد؟

انجام رهگیری به صورت دستی:

انجام رهگیری قرارداد در نرم افزار مدیریت:

تمدید قرارداد:

معمولا غالب قرارداد ها بعد از مدت زمان خاصی تمدید یا دوباره سازی می‌گردند. معمولا پیگیری این تاریخ های کلیدی امر سخت و زمان بری است.

انجام پروسه تمدید به صورت سنتی:

پروسه تمدید قرارداد در نرم افزار مدیریتی قرارداد:

9 دلیل اصلی برای استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد:

جهت دریافت دمو رایگان نرم افزار آنلاین و فارسی مدیریت قرارداد سازمان یار به سایت سازمان یار مراجعه کنید.