دیجیتالی کردن کارهای روزمره کسب‌وکار

کسب‌وکارها معمولاً با مسئله‌های بزرگ از کنترل خارج نمی‌شوند؛ بسیاری از بی‌نظمی‌ها از کارهای کوچک و تکراری شروع می‌شوند.

فاکتوری که معلوم نیست کجا ذخیره شده، شماره مشتری که میان صدها مخاطب قرار دارد، هزینه‌ای که قرار بوده بعداً ثبت شود یا کالایی که موجودی واقعی آن مشخص نیست، نمونه‌هایی هستند که تقریباً هر صاحب کسب‌وکار کوچکی ممکن است با آن‌ها روبه‌رو شود.

در شروع فعالیت، این مشکلات چندان جدی به نظر نمی‌رسند. تعداد مشتریان کم است، فاکتورها محدود هستند و صاحب کسب‌وکار بسیاری از جزئیات را به خاطر دارد.

اما رشد کسب‌وکار قواعد بازی را تغییر می‌دهد.

هرچه تعداد مشتریان، سفارش‌ها و تراکنش‌ها بیشتر شود، اتکا به حافظه و روش‌های پراکنده سخت‌تر خواهد شد.

دیجیتالی شدن الزاماً پروژه بزرگی نیست

وقتی عبارت «تحول دیجیتال» شنیده می‌شود، ممکن است اولین تصویر یک سازمان بزرگ با سیستم‌های پیچیده، سرورها و فرایندهای طولانی باشد.

اما برای یک فروشگاه کوچک، فریلنسر، مجموعه خدماتی یا کسب‌وکار خانوادگی، دیجیتالی شدن می‌تواند بسیار ساده‌تر باشد.

گاهی نقطه شروع فقط این است که مشخص کنیم چه کارهایی بیش از حد تکرار می‌شوند.

آیا هر روز فاکتور صادر می‌کنیم؟

آیا اطلاعات مشتریان مرتب میان پیام‌ها گم می‌شوند؟

آیا برای فهمیدن موجودی مجبوریم دوباره کالاها را بررسی کنیم؟

آیا هزینه‌های روزانه ثبت نمی‌شوند؟

اگر پاسخ یکی از این سؤال‌ها مثبت باشد، همان فعالیت می‌تواند اولین گزینه برای دیجیتالی شدن باشد.

در برنامه‌های فوری نیز همین نگاه دیده می‌شود؛ ابزارهای مختلفی برای فعالیت‌هایی مانند فاکتور، مشتری، انبار، هزینه، اقساط، طلب و بدهی و سایر نیازهای روزمره در کنار یکدیگر قرار گرفته‌اند.

۱. اطلاعات مشتریان را از پیام‌رسان‌ها خارج کنید

بخش زیادی از ارتباط کسب‌وکارهای امروزی با مشتری از طریق تلفن همراه و پیام‌رسان‌ها انجام می‌شود.

این ابزارها برای مکالمه مناسب هستند، اما الزاماً محل مناسبی برای نگهداری اطلاعات مشتری نیستند.

فرض کنید مشتری شش ماه قبل سفارشی ثبت کرده و دوباره تماس می‌گیرد. اگر سابقه او فقط در یک گفت‌وگوی قدیمی باشد، پیدا کردن اطلاعات می‌تواند زمان‌بر شود.

با بیشتر شدن تعداد مشتریان، مشکل بزرگ‌تر خواهد شد.

ثبت اطلاعات مشتری در یک ساختار مشخص باعث می‌شود شماره تماس، نام، توضیحات و اطلاعات مرتبط از مکالمات روزانه جدا شوند.

این کار یک مزیت مهم دیگر هم دارد: حافظه کسب‌وکار دیگر فقط به ذهن صاحب آن وابسته نیست.

۲. فاکتور را فقط برای لحظه فروش نسازید

یکی از اشتباه‌های رایج این است که فاکتور را فقط سندی برای همان لحظه معامله بدانیم.

درحالی‌که ارزش واقعی بایگانی فاکتور گاهی چند ماه بعد مشخص می‌شود.

ممکن است مشتری درباره مبلغ، کالا یا خدمت قبلی سؤال داشته باشد. ممکن است لازم باشد سابقه یک معامله بررسی شود یا اطلاعات یک مشتری دوباره استفاده شود.

اگر فاکتورها در قالب تصاویر مختلف یا فایل‌های پراکنده نگهداری شوند، مراجعه به آن‌ها دشوارتر خواهد بود.

استفاده از یک ابزار مشخص برای ساخت و مدیریت فاکتور باعث می‌شود این اطلاعات از فایل‌های متفرقه جدا شوند.

فاکتور فوری در همین زمینه برای ساخت، نگهداری و مدیریت فاکتورها طراحی شده است و امکان استفاده از سابقه فاکتورها را در اختیار کاربر قرار می‌دهد.

هدف در اینجا پیچیده‌تر کردن فرایند نیست؛ درست برعکس، باید صدور و مراجعه دوباره به یک فاکتور ساده‌تر شود.

۳. موجودی کالا را بر اساس حدس مدیریت نکنید

تا زمانی که تعداد کالاها کم است، بسیاری از افراد تصور می‌کنند وضعیت موجودی را به خاطر خواهند داشت.

اما حتی چند ده قلم کالا نیز می‌تواند این روش را با مشکل مواجه کند.

فروشنده ممکن است تصور کند کالایی تمام شده است، درحالی‌که هنوز چند عدد از آن باقی مانده؛ یا سفارشی را قبول کند و بعد متوجه شود موجودی واقعی کافی نیست.

هر دو وضعیت می‌توانند هزینه ایجاد کنند.

ثبت ورود و خروج کالاها و نگهداری اطلاعات موجودی باعث می‌شود تصمیم‌گیری کمتر به حافظه وابسته باشد.

این موضوع تنها مخصوص انبارهای بزرگ نیست. فروشگاه‌های کوچک، فعالیت‌های خانگی و حتی افرادی که تعداد محدودی محصول می‌فروشند نیز می‌توانند از ثبت منظم موجودی استفاده کنند.

۴. هزینه‌های کوچک را دست‌کم نگیرید

هزینه‌های بزرگ معمولاً فراموش نمی‌شوند.

اجاره، حقوق یا یک پرداخت قابل‌توجه به‌راحتی در ذهن باقی می‌ماند.

اما هزینه ارسال، بسته‌بندی، رفت‌وآمد، لوازم مصرفی و ده‌ها پرداخت کوچک دیگر ممکن است چند روز بعد از ذهن خارج شوند.

مشکل اینجاست که مجموع همین ارقام کوچک در پایان ماه می‌تواند قابل‌توجه باشد.

ثبت منظم هزینه‌ها کمک می‌کند تصویری که صاحب کسب‌وکار از وضعیت مالی خود دارد به واقعیت نزدیک‌تر باشد.

لازم نیست این کار از ابتدا به یک فرایند پیچیده حسابداری تبدیل شود. در بسیاری از موارد، اولین قدم فقط ثبت مداوم و منظم است.

۵. طلب و بدهی را به حافظه نسپارید

«یادم هست» تا زمانی کار می‌کند که تعداد موارد کم باشد.

وقتی چند مشتری بدهکار هستند، چند پرداخت آینده وجود دارد و اقساط مختلف در تاریخ‌های متفاوت باید پرداخت شوند، احتمال فراموشی بالا می‌رود.

ثبت طلب و بدهی و موعد پرداخت‌ها از همان کارهایی است که زمان زیادی نمی‌گیرد، اما انجام ندادنش ممکن است بعداً دردسر ایجاد کند.

دیجیتالی کردن چنین اطلاعاتی به معنی پیچیده کردن مدیریت مالی نیست؛ هدف این است که چیزی که باید در زمان مشخص پیگیری شود، فقط در حافظه باقی نماند.

۶. یادداشت‌ها باید قابل پیدا شدن باشند

گاهی مسئله مالی نیست.

یک نکته درباره مشتری، کاری که هفته بعد باید انجام شود یا اطلاعاتی که هنگام تماس دریافت شده است، ممکن است روی یک تکه کاغذ یا داخل یکی از برنامه‌های تلفن همراه ذخیره شود.

مشکل اصلی زمانی شروع می‌شود که نمی‌دانیم آن یادداشت کجا بوده است.

سامان دادن یادداشت‌ها و یادآوری‌ها نیز بخشی از مدیریت دیجیتال فعالیت‌های روزانه است.

ابزار مناسب باید کمک کند اطلاعات سریع ثبت شوند و هنگام نیاز نیز سریع پیدا شوند.

۷. چند کار مرتبط را می‌توان یکجا مدیریت کرد

وقتی کسب‌وکار بزرگ‌تر می‌شود، ممکن است استفاده از یک ابزار مستقل برای هر کار به‌اندازه کافی راحت نباشد.

فردی که هم‌زمان با مشتری، فاکتور، موجودی، هزینه، اقساط و حساب‌های مختلف سروکار دارد، شاید ترجیح دهد این فعالیت‌ها را در محیط واحدی مدیریت کند.

برای چنین نیازی، ابزارهای یکپارچه کسب‌وکار می‌توانند گزینه دیگری باشند. کسب‌وکار فوری نیز چند ابزار مرتبط با فعالیت‌های روزمره کسب‌وکار را در یک محیط کنار یکدیگر قرار می‌دهد.

انتخاب میان برنامه‌های مستقل و ابزار یکپارچه به اندازه و شیوه فعالیت هر کسب‌وکار بستگی دارد.

قبل از انتخاب نرم‌افزار، مشکل را مشخص کنید

یکی از اشتباه‌های رایج در دیجیتالی کردن کسب‌وکار این است که ابتدا نرم‌افزار انتخاب می‌شود و بعد تلاش می‌کنیم برای امکانات آن کاربرد پیدا کنیم.

مسیر بهتر برعکس است.

ابتدا مشکل را مشخص کنید.

کدام فعالیت بیشترین زمان را می‌گیرد؟

در کدام بخش بیشترین خطا اتفاق می‌افتد؟

کدام اطلاعات بیشتر گم می‌شوند؟

کدام کار بیش از همه تکرار می‌شود؟

پاسخ به این سؤال‌ها نشان می‌دهد واقعاً به چه ابزاری احتیاج دارید.

اگر مشکل اصلی فاکتور است، شاید نیازی به شروع با یک سامانه بزرگ نداشته باشید.

اگر مشتریان پراکنده هستند، ابتدا اطلاعات مشتری را منظم کنید.

اگر موجودی مشکل ایجاد کرده است، اول سراغ همان بخش بروید.

سادگی در استفاده مهم‌تر از تعداد امکانات است

وجود امکانات زیاد همیشه مزیت نیست.

هر قابلیت جدید ممکن است منو، تنظیمات و مراحل بیشتری نیز ایجاد کند.

ابزاری که قرار است چند بار در روز استفاده شود، باید تا حد امکان اصطکاک کمی داشته باشد.

اگر ثبت یک هزینه چند دقیقه طول بکشد، احتمال اینکه کاربر بعد از مدتی دوباره آن را روی کاغذ بنویسد بالا می‌رود.

اگر صدور فاکتور پیچیده باشد، روش‌های دستی دوباره جذاب خواهند شد.

به همین دلیل سرعت رسیدن از «باز کردن برنامه» تا «انجام کار» معیار مهمی در انتخاب ابزارهای روزمره است.

هدف نهایی، زمان بیشتر برای کار اصلی است

هیچ کسب‌وکاری برای مدیریت نرم‌افزار تأسیس نشده است.

فروشنده باید بتواند بیشتر روی فروش تمرکز کند.

فریلنسر باید زمان بیشتری برای انجام پروژه داشته باشد.

ارائه‌دهنده خدمات باید بتواند بهتر به مشتریان پاسخ دهد.

فناوری زمانی مفید است که زمان صرف‌شده برای کارهای جانبی را کاهش دهد و اطلاعات را در دسترس‌تر کند.

دیجیتالی کردن کسب‌وکار هم لازم نیست از یک پروژه بزرگ شروع شود. گاهی یک تغییر کوچک در نحوه ثبت فاکتور، نگهداری مشتریان یا کنترل هزینه‌ها می‌تواند آغاز مسیری باشد که در نهایت نظم بیشتری در کل فعالیت ایجاد می‌کند.

مهم این است که فناوری برای حل مسئله استفاده شود؛ نه اینکه خود به مسئله‌ای تازه تبدیل شود.