چگونه یک رویداد موفق برگزار کنیم؟

بعد از گذشت مدت ها افراد احساس می ‌کنند که فروش آن ها کاهش یافته و مشتری ها به دنبال محصولات دیگر هستند، به طوری که این برند و محصول را فراموش کرده اند. از این رو به فکر برگزار کردن یک رویداد یا ایونت می ‌افتند. اما چگونگی برگزار کردن یک رویداد موفق بسیار مهم است زیرا هر کسی می‌ تواند یک رویداد برگزار کند اما این که رویداد شما موفق ترین و بهترین رویداد باشد، در نتیجه کار شما قطعا تاثیر گذار خواهد بود. بنابراین باید برای داشتن یک رویداد موفق حتماً برنامه ‌ریزی کنید و هدف خود را برای آن مشخص نمایید. قطعاً پشت برگزاری هر رویداد، هدفی وجود دارد که مربوط به ارتقاء و گسترده کردن کسب و کار و هم چنین افزایش فروش محصولات می باشد. اکنون اگر می خواهید موفق ترین رویداد را برگزار کنید، ادامه این مطلب با ما همراه باشید.

برنامه ریزی برای برگزاری یک رویداد موفق

هیچ چیزی بدون برنامه‌ ریزی خوب پیش نمی ‌رود، برگزاری رویداد هم از این موضوع مستثنی نیست. اکنون شما هستید که می ‌توانید با یک برنامه ریزی دقیق و کامل مرحله به مرحله پیش روید و نتیجه خوبی از موفق ترین رویداد برگزار شده کسب کنید. برای برگزاری یک رویداد موفق نیازمند برنامه ریزی در موارد زیر هستید:
•    ابتدا بهتر است از یک محاسبه کلی برای هزینه برگزاری رویداد داشته باشید.
•    سپس به دنبال حمایت کننده مالی یا همان اسپانسر های موفق مربوط به کسب و کار خود بروید.
•    یک سالن مجهز و مناسب را جهت برگزاری ایونت خود انتخاب نمایید.
•    پک پذیرایی همایش متناسب با نوع پذیرایی خود خریداری کنید.
•    تجهیزات صوتی و تصویری بسیار خوبی برای سخنرانی ‌ها و سرگرمی ایجاد نمایید.
با توجه به چنین مواردی می ‌توان فهمید که برگزاری ایونت یا رویداد موفق ساده نیست و به توجه و تمرکز زیادی نیاز دارد.

هزینه برگزاری رویداد خوب

حتما می دانید که برگزار کردن رویدادها قطعاً هزینه های زیادی را به دنبال دارد. بنابراین باید بودجه لازم برای این هزینه ها را داشته باشید. شاید برای شما هم سوال پیش آید که برای برگزاری یک رویداد موفق چقدر هزینه لازم است و در چه زمینه هایی باید هزینه کرد؟ در پاسخ به چنین سوالاتی باید گفت که برای موارد مختلفی از جمله انتخاب سالن و خرید تجهیزات مثل میز و صندلی و یا اجاره آن ها و هم چنین در نظر گرفتن پذیرایی از مهمانان شما محتمل هزینه ‌های کم و زیاد بسیاری می شوید. از این رو بهترین کار این است که با هوشیاری تمام یک استعلام قیمت بگیرید و بتوانید تخمین بزنید که برای برگزاری رویداد موفق چه مقدار پول نیاز دارید. البته که باید در نظر داشته باشید که با هزینه مناسب ،بهترین نتیجه را از رویداد خود بگیرید در این صورت رویداد شما موفق خواهد بود.

پک پذیرایی برای رویداد با شکوه

قطعاً یکی از بخش های مهم در برگزاری یک رویداد، نحوه پذیرایی از میهمانان است. همان طور که می ‌دانید اگر مهمانان از نوع پذیرایی شما رضایت کامل داشته باشند و احساس راحتی کنند، قطعاً در میزان رضایت کلی آن ها از رویداد شما بیش تر خواهد بود. بنابراین نظر مثبت مهمانان در موفق بودن رویداد شما تاثیر مستقیم دارد. پیشنهاد ما این است که بسته پذیرایی مورد نظر خود را از سایت سبزینه پک سفارش دهید. خواهید دید که چه قدر همه چیز مرتب و منظم و طبق برنامه پیش خواهد رفت و هم چنین مهمانان از نوع پذیرایی شما بسیار خرسند خواهند شد. هم چنین برچسب لوگوی سازمان شما روی پک های پذیرایی، بر برندینگ نیز تاثیر دارد. علاوه بر این محتویات پک ها بر اساس بودجه و سلیقه شما چیده می شود. یکی از پیشنهادات جذاب برای همایش هایی که صبح برگزار می شود، استفاده از پک پذیرایی صبحانه است.
هر چند که در این میان انتخاب سالن هم از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است زیرا باید ظرفیت و اندازه آن به قدری باشد که پاسخگوی جمعیت مهمانان شما باشد و فضای گرم و دلنشینی برای آن ها ایجاد نمایند.

تاثیر اسپانسر در برگزاری همایش موفق

گاهی مواقع افراد احساس می کنند که توانایی پرداخت هزینه های یک رویداد را ندارند و بنابراین پیش ‌بینی می ‌کنند که رویداد آن ها موفق نمی ‌شود و ممکن است شکست بخورد. در چنین شرایطی بهترین کاری که می‌ توانید انجام دهید این است که به یک اسپانسر یا چندین اسپانسر مراجعه کنید. اسپانسر ها در واقع شرکت ها یا تولید کننده هایی هستند که در کنار برگزاری رویداد شما قرار می گیرند و بخشی از هزینه های شما را متحمل می شوند؛ در این صورت شما هم باید در قبال این هزینه های متحمل شده، محصول یا خدمات آن ها را به مشتریان و مهمانان خود معرفی کنید. در این صورت نه تنها در برگزاری رویداد شکست نمی خورید بلکه روی داد شما به عنوان موفق ترین رویداد برگزار می شود.

استفاده از تجهیزات صوتی تصویری برای برگزاری رویداد موفق

افرادی که به رویداد های شما دعوت می ‌شوند، قطعاً برای تایید و یا عدم تایید شما و محصولات تان مراجعه می‌ کنند. بنابراین باید تمام تجهیزات کامل و عالی را برای معرفی محصول و یا خدمات تان به کار بگیرید. در این راستا تجهیزاتی مثل تجهیزات صوتی از اهمیت ویژه برخوردارند برای مثال انتخاب میکروفون و بلندگو های مناسب در اطراف سالن می تواند صدای شما را رساتر به مهمانان برساند. هم چنین تجهیزات تصویری مثل بنر ها و نصب پروژکتور و ساخت مستندات جذاب می ‌تواند به موفق شدن رویداد شما کمک کند. بنابراین می توانید با استفاده از چنین تجهیزاتی توجه مهمانان را جلب کنید و آن ها را به دنبال کردن هر چه بیش تر محصول تان دعوت کنید.

گرفتن مشاوره برای برگزاری رویداد موفق

قطعاً شما برای برگزاری یک رویداد موفق نیازمند مشاور و یک برنامه ریز هستید. زیرا بدون وجود یک برنامه ریز و مشاور شما قادر به مدیریت تمام جنبه های برگزاری ایونت نخواهید بود. همان طور که می‌ دانید برگزاری یک رویداد یا همایش بسیار کار سخت و پیچیده‌ ای است که نیازمند راهنمایی های یک فرد با تجربه می باشد. پس چه چیزی بهتر از این که شما به یک مشاور تحصیل کرده و با مهارت در زمینه مدیریت همایش های بزرگ مراجعه کنید و از او کمک بخواهید. خواهید دید که چقدر شما را در رسیدن به هدف تان یاری می کند و در نهایت شما برگزار کننده یک رویداد موفق خواهید شد.