منظور از پيشنهاد طرح اوليهايست که بايد از سوى متقاضيان اجراى پروژه به مديران و مسؤولان سازمانى که درخواست اجراى آن را دارد، تسليم شود. در واقع سازمانى که مايل است پروژهاى را به اجراء درآورد، درخواستى را مثلاً از طريق جرايد عمومي، مطرح مىسازد و طى آن اعلام مىدارد که در صدد است پروژهاى را به اجراء بگذارد. و از صاحبان شرکتها و ... مىخواهد که پيشنهادات خود را در مهلت مقرر تسليم نمايند.
شرکتها يا سازمانهايى که در خود قابليت اجراى پروژه را سراغ دارند، بايد پيشنهاد خود را تهيه و آن را به مسؤولان سازمان متقاضى تسليم کنند. پروژه مىتواند در هريک از زمينههاى علمي، فني، تحقيقاتى و ... باشد، مثلاً ساختن يک مجتمع ساختماني، ايجاد يک پل ، ... طراحى و پيادهسازى يک سيستم اتوماتيزه و ...بديهى است که ممکن است مسئله رقابت نيز مطرح باشد، بويژه هنگامى که درخواست تسليم پيشنهاد، بصورت مناقصه صورت بگيرد و متقاضيان اجراى پروژه با يکديگر به رقابت مىپردازند. ولى حتى در پروژههاى درونسازمانى نيز بايد پيشنهادى تهيه و به مديريت بخش مربوطه تسليم شود و لزوماً رقابتى هم مطرح نيست.
خصوصيات پيشنهاد
پس از انجام مطالعات اوليه، پيشنهاد بايد تنظيم شود. هدف اصلى پيشنهاد عبارت است از:
- به مسؤولان سازمان نشان دهد که منظور آنها بدرستى درک شده است ( منظور آنها به روشنى دريافت شده است).
- آنان را مجاب کند که پيشنهاد دهندگان قادرند منظور آنها را بطور کلى مؤثر و کارآ برآورده کنند. در واقع پيشنهاد خوب به متقاضى مىگويد: چه کارى بايد انجام گيرد تا سازمان به اهدافش بهتر نايل شود و نيازهايش به احسن وجه، در محدوده امکانات، مرتفع گردد.
پيشنهاد خوب بايد خصوصيات زير را داشته باشد:
۱. حاوى اطلاعات کافى در مورد راه حل پيشنهادى باشد ( به شرحى که در قسمت بعد خواهيم ديد).
۲. کامل بودن: به نحوى که سازمان دريافتکننده پيشنهاد با فقدان يا نقص اطلاعاتى در پيشنهاد مواجه نشود.
۳. روان و واضح بودن متن و موجز بودن آن ( در عين کامل بودن).
۴. ساختمند بودن: بخشهاى پيشنهاد، از نخستين تا انجامين، داراى ارتباط منطقى با يکديگر و با موضوع پروژه در خواست شده باشد.
۵. مجابکننده بودن ( براساس مبانى علمى - فنيِ بههنگام و با توجه به امکانات و شرايط ).
۶. اطمينانبخش بودن.
۷. دقيق بودن (بدون آنکه به جزئيات کار پرداخته شود).
۸. نشان دهنده قابليتهاى پيشنهاددهندگان و روش برخورد آنان با مشکل سازمان ( از نظر شيوههاى جديد فنى که مىتوانند بکار ببرند، تجربه، سوابقکاري، درجه صداقت و امانتکاري).
۹. داشتن آراستگى ظاهر و وضوح بصري.
مقدمات لازم
براى تنظيم پيشنهاد اجراى پروژه، مقدماتى لازم است به شرح زير:
۱. دريافت به موقع درخواست تسليم پيشنهاد.
۲. برقرارى ارتباط با سازمان متقاضى ( امکاناً قبل از اعلام رسمى درخواست ) و جمعآورى اطلاعاتى در مورد چند و چون منظور سازمان ...
۳. بررسى دقيق درخواست به منظور استخراج هر چه بيشتر اطلاعات لازم جهت تنظيم پيشنهاد.
۴. مطالعه محيط عملياتى ( در جوانبى که مربوط به موضوع پروژه مىشود).
۵. بررسى دقيق خواسته سازمان و اهدافش
پس از اين مقدمات، اطلاعاتى بدست مىآيد و بايد چنان باشد که به تهيهکنندگان پيشنهاد، کمک کند تا پاسخ سؤالات زير را بيابند:
- درخواست کننده کيست؟ ( خصوصيات کلى سازمان درخواستکننده)
- محل سازمان کجاست؟ شرايط خاص آن چيست؟ ( شرايط جغرافيايي، محيطي)
- چه پروژههايى قبلاً در آنجا، توسط چه شرکتى و با چه هزينهاى اجراء شده است؟
- موضوع درخواست دقيقاً چيست؟ ( چه پروژهاى قرار است اجرا شود).
- نيازها و هدفهاى اصلى سازمان در اجراى پروژه چيست؟
- چه خصوصياتى در پروژه از نظر مسؤولان سازمان حائز اهميت است؟ در واقع نکات اساسى منظورنظر و مورد تأييد سازمان چيست؟ از جمله:
٭ پايين بودن هزينه
٭ بالا بودن قابليت اطمينان
٭ بالا بردن سرعت عملياتي
٭ کوتاه بودن مدت اجراى پروژه
٭ ساده بودن طرح....
- مهلت تسليم پيشنهاد چيست؟
- آيا درخواست، فرم خاصى براى پيشنهاد ارائه شده است که بايد پيشنهاددهنده رعايت کند؟
- سازمان متقاضى چه امکانات و تجهيزاتى در اختيار مىگذارد؟
- محدوديتهاى سازمان کدامند؟
متن پيشنهاد
در متن پيشنهاد، مطالب زير بايد بطرز روشن، گويا و در عينحال کوتاه و مؤثر، نوشته شوند:
۱. مقدمه: حاوى مطالبى موجز و روان در معرفى شرکت يا سازمان پيشنهاددهنده از نظر توانايىها و تخصصها، سوابق کارهاى انجام شده، تجهيزات و امکانات و ...
۲. شرح خواسته و منظور سازمان متقاضى و بيان روشن اهدافش
۳. شرح طرح پيشنهادي
- طرحهاى ممکن
- طرح پيشنهادى ( طرح بهتر)
- ويژگىهاى طرح
- مزاياى طرح
- ميزان انعطافپذير بودن راهحل
- هدفهايى که تأمين مىشوند
۴. امکانات لازم براى اجراى پروژه ( نيروى انساني، تجهيزات و وسايل).
۵. شرح هزينهها ( اقلام اساسى و بطورکلى هزينه برآورد شده).
۶. نحوه اجراى پروژه: مدت، زمانبندى و ...
۷. شرايط اجراى پروژه: شروع، ادمه، پايان و تحويل، و کارهاى لازم بعد از تحويل از قبيل خدمات پشتيباني، کنترل و ...
۸. جمعبندي: حاوى مطالبى کوتاه دال بر تأکيد بر درک درست مشکل يا هدف سازمان، مؤثر و کارآ بودن راهحل پيشنهادى در جهت رفع مشکل سازمان و نيل به اهداف آن و مقرون به صرفهبودن راهحل.
توجه داشته باشيم که پيشنهاد، در اساس يک طرح اجراى کار است که بايد با طرحهاى ديگر رقابت کند. اين متن نشاندهنده ارائهکننده است براى بدستآوردن کار و از نظر کيفيت فني، قابليتهاى پيشنهاددهنده و قيمت اعلام شده مورد ارزيابى قرار مىگيرد و در صورت پذيرفتهشدن، مبناى عقد قرارداد است. بنابراين پيشنهاد را بايد با دقت کافى و در نظر داشتن همه جوانب علمى - فني، اقتصادي، رقابتى و ... تنظيم و تسليم شود.
در متن پيشنهاد اجراى پروژههاى درونسازمانى نيز کم و بيش همين مطالب و معمولاً در فرم خاصي، نوشته مىشوند.
اجزاء اين نوع متن بستگى به عواملى دارد از جمله حجم متن اصلى و پيوستها ( زيرا پيشنهاد حتى ممکن است يک يا دو صفحهاى باشد) . اما بهتر است اجزاء زير را داشته باشد:
- جلد
- صفحه سفيد
- صفحه عنوان
- پيشگفتار
- فهرست شکلها و جدولها
- متن اصلى
- پيوستها
- صفحه سفيد