پست الکترونيک (e-mail) پراستفاده‌ترين سرويس اينترنتى است. علاوه بر اين بيشتر پست‌هاى الکترونيک غيراينترنتى نيز به پست الکترونيکى اينترنتى راه يافته‌اند.
پست الکترونيک اينترنتى به قدرى کاربري، کم هزينه و سهلالوصول است که تمام شرکت‌هاى جهان براى آن که براحتى در دسترس مشتريان خود باشند، بايد آن را سريعاً بکار گيرند.
پست الکترونيک اينترنتى فرصتى طلايى براى کشورهاى در حال توسعه ايجاد کرده تا بتوانند سيستم مخابراتى يا پستى گران‌قيمت و ناکارآى داخلى خود را دور بزنند. در واقع به دليل آن که پست الکترونيک غيرهمگام است، حتى در صورت استفاده از زيربناهاى نامناسب نيز مى‌توانند بخوبى کار کند برخلاف فکس و تلفن که چون همزمان هستند در صورت بروز سيستم ناکارآ، کار نخواهند کرد. همچنين پست الکترونيک وبى (webe-mail) حتى مى‌تواند با استفاده از زيربناهاى ساير کشورها نيز کار کند يعنى از زيربناهاى داخلى مستقل است.
- webe-mail پست الکترونيکى است که از طريق وب قابل دسترسى مى‌باشد برخلاف پست‌هاى الکترونيکى که نياز به نرمافزار خاص دارند. بسيارى از اين وب‌سايت‌ها (مانند www.yahoo.com, www.netscape.com, www.netaddress.com)پست‌هاى الکترونيک رايگان ارائه مى‌نمايند.
برخلاف فراگير بودن پست الکترونيک اينترنتى بسيارى از مديران از ويژگى‌هاى تجارى آن که در زير بيان گرديده مطلع نمى‌باشند.
نکته:
ويژگى‌ها و نقاط ضعف زير براى هر نوع پست الکترونيک اينترنتى مصداق دارند ولى براى ساير پست‌هاى الکترونيک صادق نمى‌باشد.
ويژگى‌هاى مهم پست الکترونيک - اينترنتى
- بسيار کم هزينه، بويژه در ارتباط با ارسال انبوه نامه‌هاى الکترونيک
- سرعت بالاى انتقال و اغلب آني، ولى درصورتىکه ترافيک شبکه زياد باشد يک پيام الکترونيک ممکن است بعد از ساعت‌ها (و حتى بيشتر) به مقصد برسد.
- بسيار سهلالوصول بودن فهرست آدرس‌هاى درون‌‌ساخت
- پيام‌هاى دريافتى را مى‌توان ويرايش، کپي، ارسال و ... نمود.
- انجام يک‌سرى کارهاى عملى بسيار ساده مانند کپى کردن، کپى کور، پاسخ، ارسال، پاسخ اتوماتيک، فيلترينگ اتوماتيک و فايل کردن اتوماتيک و ...
- امکان ايجاد ارتباط بين پيام الکترونيک با يک وب‌سايت (و برعکس)، از لحاظ فنى به اين ارتباط داغ "hyper" گفته مى‌شود.
- تمام فايل‌ها (مثلاً اسناد نرمافزار word مايکروسافت، تصاوير، صداها و ...) مى‌توانند با پست الکترونيکى ارسال شوند.
- نامه‌هاى الکترونيکى را مى‌توان بصورت ديجيتالى امضاء کرد تا بدين وسيله هويت فرستنده ثابت شود. ولى هم اکنون از اين امر زياد استفاده نمى‌شود. در بعضى از کشورها امضاهاى ديجيتالى همان رسميت قانونى امضاهاى معمولى را دارا هستند. وب‌سايت‌هايى وجود دارند (مانند www.verisign.com) که امضاهاى ديجيتالى را با قيمتى کم (حدود ۳۰ دلار در سال) براى امضاى نامه‌هاى الکترونيک به فروش مى‌رسانند.
- نامه‌هاى الکترونيک مى‌توانند بصورت رمز در آيند، تا پيام بصورت محرمانه ارسال شود و توسط افراد غيرمجاز خوانده نشود. بدين منظور فرستنده و دريافت‌کننده بايد مجهز به نرمافزار لازم و ارزان قيمت ويژه‌اى شوند (مثلاً www.pgp.com)
- فرستنده نامه الکترونيک مى‌تواند درخواست تأييد دريافت نمايد تا مطمئن شود که نامه دريافت گرديده است.
نقاط ضعف مهم پست الکترونيک اينترنتى
- حدود ۱ الى ۲ درصد در اتلاف، بويژه هنگام ترافيک سنگين شبکه و يا درصورتىکه اسناد ضميمه نامه الکترونيک زياد باشد اجتناب‌ناپذير است. براى اطمينان از اين که مخاطب ما نامه الکترونيک را دريافت نموده، فرستنده بايد يا درخواست تأييد دريافت (از طريق الکترونيک متقابل) يا دريافت متقابل نمايد.
- اکثر نامه‌هاى الکترونيک متن‌هاى بسيار ساده‌اى دارند. با اين حال مى‌توان با استفاده از فرمت‌هاى متن غنى‌شده (مانند HTML که فونت‌ها ورنگ‌ها و نصب تصويرهاى فراوانى را امکان‌پذير مى‌نمايد) به ارسال نامه‌هايى با متن قوى اقدام نمود. ولى بسيارى از مخاطبين پيام‌ها از داشتن نرم‌افزارهاى اين کار محروم هستند.
- دريافت پيام‌هاى ناخواسته، اکثر افراد از دريافت پيام‌هاى تبليغاتى و عموماً بدون هدف ناخشنود هستند.
نتيجه‌گيرى:
نقاط قوت پست الکترونيک بر نقاط ضعف آن برترى دارد. بنابراين هر شرکتى که به يک خط تلفن دسترسى دارد بايد هرچه سريع‌تر از پست الکترونيک استفاده نمايد.
چگونه آدرس پست الکترونيک افراد را پيدا کنيم
بهترين راه پيدا کردن آدرس پست الکترونيک فرد خاصى پرسيدن از خود اوست. علاوه بر اين اکثر افراد نشانى الکترونيک خود را در کارت ويزيت و بسيارى از شرکت‌ها آن را در بروشورهاى تبليغاتى خود درج مى‌کنند.
اگر از طريق فوق دسترسى به آدرس الکترونيک فرد يا شرکتى ميسر نشد، مى‌توان آن را از طريق برخى سايت‌ها پيدا کرد. مثلاً:
- www.whowhere.com
- (people Finder قسمت)www.netscape.com
- www.bigfoot.com
- www.people.yahoo.com
سايت‌هاى فوق همگى آمريکايى هستند ولى بصورت بين‌المللى بکار مى‌روند. همچنين سايت‌هايى وجود دارند که خاص يک کشور هستند. متأسفانه تمام کتابچه‌هاى راهنماى نشانى الکترونيک هنوز کامل نيستند، زيرا کاربران اينترنت مجبور به ثبت‌نام در آنها نمى‌باشند. علاوه بر آن بسيارى از کاربران اينترنت، به دليل ترس از پيام‌هاى تبليغاتى حجيم ترجيح مى‌دهند هيچگونه اطلاعاتى از خود در اين راهنماها ثبت ننمايند.
يافتن نشانى‌هاى الکترونيک مناسب بويژه براى ارسال نامه‌هاى الکترونيک در حجم زياد ضرورى است. برخلاف ارسال پيام بصورت انبوه و سنتى که به دليل هزينه زياد از جمله طراحى و چاپ کاتالوگ، پست کردن و خريدن نشانى‌ها بسيار طاقت‌فرسا است، از لحاظ فنى به‌وسيله اينترنت امکان ارسال پيام‌هاى الکترونيک بصورت انبوه و بدون هزينه وجود دارد. در بعضى موارد مى‌توان نشانى‌هاى الکترونيک را از واسطه‌گران متخصص خريدارى نمود ولى بايد مراقب بود که بيشتر اين دلالان نشانى‌هايى را به فروش مى‌رسانند که بدون رضايت صاحبان آنها از منابعى مانند گروه‌هاى خبرى و حتى ارائه‌دهندگان دسترسى به اينترنت بى‌وجدان بدست آورده‌اند. علاوه بر اين، تعدادى از سايت‌ها در ارائه فهرست‌هاى پستى موجود (مانند www.liszt.com) متخصص هستند، ولى اکثر فهرست‌ها به افراد اجازه مى‌دهند پيام‌هايى در مورد موضوع خاصى دريافت دارند، لذا نمى‌توانند هر پيامى را ارسال دارند.
بايد تأکيد شود که اکثر کاربران اينترنت نسبت به دريافت پيام‌هاى بازرگانى درخواست نشده، بويژه اگر با زمينه مورد علاقه آنها مرتبط نباشد، متمايل نيستند. فرآيند ارسال پيام‌هاى بازرگانى الکترونيکى (بدون هدف) به اصطلاح spam ناميده مى‌شود و اين امر مى‌تواند اعتبار يک شرکت را خدشه‌دار نمايد.
در ايالات متحده شرکت‌هاى بزرگ از لحاظ قانونى نمى‌توانند پيام‌هاى تبليغاتى انبوه بصورت الکترونيک ارسال دارند، در واقع آنها بايد قبلاً از دريافت‌کنندگان کسب اجازه نمايند که آيا مايل به دريافت پيام‌هاى الکترونيک بازرگانى هستند يا نه. (اين سيستم opt-in ناميده مى‌شود). در اروپا يک سيستم با سخت‌گيرى کمتر (opt-out) بکار ميِ‌رود. به‌عبارت ديگر ارسال پيام‌هاى بازرگانى درخواست نگرديده قابل قبول است ولى دريافت‌کنندگان حق دارند درخواست نمايند که (به‌طور رايگان) از يک فهرست پستى حذف شوند.
در عمل و در يک فرآيند B-to-B يک شرکت مى‌تواند براى جمع‌آورى نشانى‌هاى الکترونيکى بشرح زير اقدام نمايد:
- بصورت منظم از اتحاديه‌ها و مجمع‌هاى تجارى موجود و بالقوه (ارباب‌رجوع‌ها، فروشندگان و ...) در مورد پست الکترونيک آنها سؤال نمايد.
- افرادى که از وب‌سايت شرکت استفاده مى‌کنند به گذاشتن آدرس الکترونيک خود بمنظور دريافت پيام‌ها و خبرنامه‌هاى شرکت ترغيب شوند.
- نشانى‌ها را از طريق گروه‌هاى خبري، راهنماهاى صنعت موردنظر و غيره بدست آورند. مطمئن شوند که همان نشانى‌هاى موردنظر مى‌باشند.
- نشانى‌ها را از دلالان و واسطه‌گران خريدارى نمايند، ولى مطمئن گردند که اين نشانى‌ها بدرستى جمع‌آورى گرديده‌اند.
- وب‌سايت‌هاى مراجعين و جوامع تجارى را بازديد و نشانى‌هاى الکترونيک آنها را جمع‌آورى نمايند.
- سايت www.liszt.com را بررسى کنند.
- و مهمتر اين که هنگام ارسال پيام‌هاى الکترونيکى انبوه حتماً اطمينان دهند که دريافت‌کنندگان در صورت تمايل مى‌توانند براحتى از فهرست پست الکترونيک حذف شوند.