دو ويژگى عمده ماهوى بارنامه عبارت است از دلالت بر رسيد کالا و سند مالکيت کالا. از نظر شکلى بارنامه حاوى مشخصات کالا، بنادر بارگيرى و تخليه و موارد ديگرى است که ايجاب مىنمايد براى صدور بارنامه اقداماتى قبل از بارگيري، در حين بارگيرى کالا بر روى کشتى و بعد از آن صورت گيرد.
اقدامات بعد از بارگيرى
۱. پس از اتمام بارگيري، کليه مدارک مربوط به آن از جمله اوراق بارشمارى و رسيد فرمانده يا افسر اول کشتى که اصطلاحاً Mate Receipt ناميده مىشود مورد رسيدگى قرار مىگيرد.
۲. اوراق بارشمارى با دستور حمل و ساير اظهارات کتبى صاحب کالا به دقت انطباق داده مىشود تا در صورت وجود مغايرت مراتب در اسنادى که بعداً صادر مىشود (به ويژه بارنامه) قيد مىگردد.
۳. تنظيم فهرست کل کالا يا مانيفيست Manifest که بر مبناء اوراق بارشماري، رسيد افسر اول کشتى و دستور حمل کتبى تنظيم مىشود.
۴. تکميل فرم بارنامه - با بررسى و تطبيق اسناد و مدارک فوق متصدى تنظيم بارنامه فرم مخصوص بارنامه را تکميل و با قيد شماره رديف فهرست کل بار در محل شماره بارنامه نسبت به تعيين شماره بارنامه اقدام مىکند.
۵. پس از تکميل بارنامه، فرمانده کشتى آن را مهر و امضاء مىکند و بارنامه صادر و معتبر خواهد بود.
با توجه به اينکه متصدى حمل و نقل اعم است از مؤسسه حمل و فرمانده کشتى و چون اخذ امضاء کشتى براى صاحبان کالا موجب بروز مشکلاتى مىگردد، شخص مسؤول در مؤسسه حمل و نقل (کشتيرانى با مؤسسه حمل و نقل) نسبت به امضاء بارنامه و ممهور نمودن آن اقدام مىکند.
اقدامات در مرحله بارگيرى کالا
۱. فراهم نمودن وسايل و نيروى انسانى مناسب جهت عمليات بارگيرى که در بنادر مختلف با توجه به مقررات آنها متفاوت است.
۲. بارشمارى کالا در زمان بارگيرى Tallying: اين اقدام اساسىترين رکن تحويل و تحول کالا را با متصدى حمل و نقل تشکيل مىدهد. زيرا علاوه بر آن که تبادل اوراق بارشماري، رسيد مقدماتى تحويل و تحول کالا مىباشد، بارشمارى و بارنويسى موجب مىگردد چنانچه عيوب ظاهرى در بستهبندى و وضعيت کالا وجود داشته باشد يا در تعداد آن مغايرتى باشد مشخص گردد. در اسناد بعدى (بارنامه، رسيد فرمانده) قيد شود.
۳. بارچينى کالا در محل مناسب تعيين شده در کشتى که آن هم با توجه به شرايط قرارداد حمل به عهده طرفى است که توافق شده است.
اقدامات قبل از بارگيرى کالا
۱. توافق جهت حمل کالا بين صاحب کالا و متصدى حمل و نقل (قراردادحمل)
۲. دستور حمل کتبى فرستنده کالا Shipping Order.
اين دستور بايد حاوى کليه اطلاعات مربوط به بار، مقصد، گيرنده و فرستنده باشد.
۳. اسناد و مدارک و گواهىنامههاى لازم طبق عرف محلى مبنى بر مجاز بودن حمل کالا (از قبيل جواز گمرک و غيره که بايد توسط فرستنده کالا ارائه شود).
۴. تحويل کالا به متصدى حمل و نقل با توجه به شرايط حمل مىتواند توافق بين خريدار و فروشنده باشد که عمدتاً عبارتند از:
۴.۱. Full Liner Terms حمل کالا و عمليات تخليه و بارگيرى به عهده متصدى حمل مىباشد. در اين حالت صاحب کالا، آن را در محل رسيد انبار يا رسيد فرمانده دريافت مىکند.
۴.۲. Free in - Liner out عمليات بارگيرى به عهده صاحب کالا و تخليه آن به عهده حملکننده است. در اين حالت، صاحب کالا با تحويل آن برروى کشتى رسيد فرمانده دريافت مىکند.
۴.۳. Liner in - Free out عمليات بارگيرى به عهده متصدى حمل و تخليه آن به عهده صاحب کالا است. در اين حالت با تحويل کالا در محل مورد توافق رسيد لازم به صاحب کالا داده مىشود.
۴.۴. Free in - Free out عمليات تخليه و بارگيرى در بنادر مبداء و مقصد به عهده صاحب کالا مىباشد.
۴.۵. Stowage بارچينى و باربندى کالا در کشتي.