در اين مرحله وضعيت مالى و ظرفيت توليدى و موقعيت صنعت، (Position In Industry)، صلاحيت فنى (Technical Competence) و کيفيت توليد (Prpcoct Quality)، فروشندگان کالا مورد بررسى قرار مىگيرد.
هدف تحقيق در اين مرحله پيدا کردن واحد توليدى يا تجارى است که قادر به توليد و تهيه اقلام مورد سفارش در زمان مناسب و با کيفيت مورد نظر باشد.
گاهى در خريد برخى از کالاها مانند، مواد اوليه کارخانجات و کالاى استراتژيک و سرمايهاي، تحقيق در مورد وضعيت فنى و مالى و بازديد از محل کارخانه فروشنده کالا به منظور بررسى روشهاى کنترل کيفيت و تکنولوژى مورد استفاده در توليد کالاى خريدارى شده ضرورت دارد.
در مواقعى که امکان تحقيق و بررسى در مورد توانايى توليدى و فنى و وضعيت مالى فروشندگان و بازديد از محل کارخانه و فروشنده کالا وجود ندارد، بهمنظور حسن اجراى تعهدات فروشنده و يا تضمين کيفيت کالاى مورد معامله هنگام عقد قرارداد ضمانتنامه حسن انجام کار (Performance bank Guarantee (PBG از فروشنده دريافت مىشود.
تاريخ و نحوه آزاد شدن اين ضمانتنامه در قرارداد قيد مىگردد.
دستگاههاى اجرائى با در نظر گرفتن نوع و کيفيت کالا و کار، مبلغ قرارداد مىباشد تعيين و در قرارداد ذکر مىنمايند توضيح اينکه حداقل ميزان حسن انجام کار در آئيننامه معاملات دولتى مشخص شده است.
انواع ضمانتنامه
ضمانتنامههاى ديگرى در خريد کالا و خدمات مورد استفاده قرار مىگيرند که به شرح ذيل مىباشد:
- ضمانتنامه شرکت در مناقصه يا مزايده
- ضمانتنامه گمرکي
- ضمانتنامه پيش پرداخت
شرايط ضمانتنامه حسن انجام کار
- ضمانتنامه حسن انجام کار توسط بانکهاى خريدار صادر مىشود.
- در متن ضمانتنامهها تاريخ و شماره يا موضوع قرارداد قيد ميگردد.
- ضمانتنامهها بايد بدون قيد و شرط تهيه شود.
- ضمانتنامهها داراى مدت بوده و به درخواست خريدار قابل تمديد مىباشد.
- تاريخ درخواست تمديد ضمانتنامهها بايد قبل از تاريخ سررسيد ضمانتنامهها باشد.
- تمديد،ضبط يا ابطال ضمانتنامهها طبق درخواست کتبى خريدار انجام مىشود.
تعريف حقوقى ضمانتنامه
عقد ضمان عبارت است از اينکه شخص، مالى را که به ذمه ديگرى است به عهده بگيرد متعهد را ضامن، طرف ديگر مضمونله (خريدار) و شخص ثالث را مضمونعنه (فروشنده) مىگويند.
در واقع پس از عقد ضمان بدهى مديون به ضامن منتقل مىشود. و طلبکار براى وصول طلب خود حق مراجعه به مديون را نداشته و فقط بايد به ضامن رجوع نمايد.
ضمانتنامه ارزى
برخلاف ضمانتنامههاى ريالى که حداکثر سه طرف دارد ضمانتنامههاى ارزى چهارطرف دارند.
طرفهاى چهارگانه ضمانتنامه ارزى به شرح زير ذيل مىباشد:
۱. مضمونعنه (در تجارت خارجى همان فروشنده کالا مىباشد)
۲. بانک دستوردهنده (بانک خارجي، کارگزار)
۳. بانک صادرکننده ضمانتنامه در ايران
۴. مضمونله (خريدار)
ضمانتنامه ارزى توسط بانک کشور خريدار صادر و در اختيار خريدار قرار مىگيرد تا در صورت عدم انجام تعهد فروشنده، خريدار بتواند از آن استفاده نمايد.
عمليات صدور ضمانتنامه ارزى
فروشنده از بانک کارگزار (بانک فروشنده در خارج) درخواست صدور ضمانتنامه براى خريدار کالاى خود مىنمايد.
بانک کارگزار طبق تقاضاى فروشنده ضمن ضمانت فروشنده از بانک کشور خريدار مىخواهد ضمانتنامه ارزى براى خريدار صادر نمايد. و بانک کشور خريدار با توجه به درخواست بانک خارجى ضمانتنامه به نفع خريدار صادر مىنمايد.
فروشنده مبلغى بهعنوان (وجهالضمان) نزد کارگزار خود به وديعه مىگذارد تا در صورت عدم انجام تعهدات مقرر به خريدار پرداخت شود.