شيوهٔ کُدگذارى ابزار گردآورى اطلاعات

کُدگذارى در جاهاى مختلف مورد استفادهٔ محقق قرار مى‌گيرد؛ مثلاً در تحقيقات و مطالعات کتابخانه‌اى براى خلاصه کردن اطلاعات و صرفه‌جويى در وقت در هنگام فيش‌برداري، از روش کُدگذارى استفاده مى‌شود. در اينجا محقق سعى مى‌کند به جاى آنکه در همهٔ فيش‌ها مشخصات کامل يک اثر را بنويسد.

در اينجا منظور از کُدگذارى اختصاص دادن شماه يا عددى خاص به هر يک از اقلام مندرج در ابزار گردآورى اطلاعات اعم از صفحات، سؤالات، گزينه‌ها و ... است تا به کمک آن امکان انتقال اطلاعات به رايانه فراهم آيد.

براى سهولت کار و صرفه‌جويى در هزينه‌ها و فرصت‌ها، بهتر است محقق ابزار طراحى شدهٔ خود را قبل از اجرا و تکثير و چاپ، کُدگذارى نمايد. وى براى کُدگذارى اقلام پرسشنامه بايد با يک نفر متخصص در امور پانچ و رايانه مشورت نمايد و ضمن بيان و توضيح اهداف و روش کار خود ابزار طراحى شده را به رؤيت او برساند تا با اطمينان کامل از حيث اختصاص کُدهاى مناسب و کافي، نسبت به تکثير و چاپ آن اقدام کند. البته نتايج مرحلهٔ پيش‌آزمون ابزار نيز مى‌تواند به محقق براى اصلاح عمليات کُدگذارى کمک کند. آنچه بايد محقق در زمان طراحى پرسشنامه و قبل از اجراى عمليات ميدانى کُدگذارى نمايد عبارتند از:

۱. پرسشنامه: هر پرسشنامه بايد داراى شماره و کُد ويژه باشد.

۲. منطقه و ناحيه: اگر پرسشنامه در سطح منطقه وسيعى اجرا مى‌شود و جامعه مورد مطالعه از گستردگى جغرافيايى برخوردار است، بايد به هر يک از واحدهاى تقسيمات جغرافيايى (استان، شهرستان يا بخش و ...) که ويژه‌اى اختصاص داده شود.

۳. صفحات: هر يک از صفحات پرسشنامه بايد کد اختصاصى داشته باشد که ترکيبى از شماره پرسشنامه و شماره صفحه خواهد بود.

۴. سؤالات: هر يک از سؤالات به کُد نياز دارند؛ ولى شماره ترتيب سؤال نقش کُد را ايفا مى‌کند.

۵. گزينه‌ها: گزينه‌هاى مربوط به پاسخ‌هاى احتمالى که در مقابل يا ذيل هر سؤال درج مى‌شود، نياز به کُدگذارى دارد.

۶. ستون کُد پاسخ‌ها: اين ستون اگرچه پس از پايان کار تکميل پرسشنامه و ابزار گردآورى اطلاعات کُدگذارى مى‌شود، ولى در سؤالاتى که داراى چند گزينه بوده، هر گزينه داراى گزينه‌هاى بلى و خير است، بايد به تعداد گزينه‌هاى اصلي، طشتک ويژه در ستون مقابل سؤال پيش‌بينى شود. اين طشتک‌ها از بالا به پايين نياز به کُدگذارى دارند که اين کار بايد قبل از چاپ و تکثير و اجراى پرسشنامه انجام پذيرد. در فرم پرسشنامه زير انواع کُدهاى مزبور مشخص شده است:

اگر محقق نخواهد يا نتواند قبل از طراحى و اجراى پرسشنامه و کارت اقدام به کُدگذارى نمايد، مى‌تواند پس از پايان کار گردآورى اطلاعات نسبت به کُذگذارى آن اقدام کند که در اين صورت، کار پرزحمتى را متحمل خواهد شد. براى کُدگذارى بايد ابتدا از پرسشنامه‌ها و کارت‌ها آغاز کند و به هر يک شماره و کد ويژه‌اى اختصاص دهد. سپس گزينه‌هاى مربوط به هر يک از سؤالات را کدگذارى نمايد. براى اين کار بايد يک تابلوى راهنما يا کليد پيش‌بينى کند که بداند به هر يک از گزينه‌ها چه کُدى را بايد اختصاص دهد. پس از آن براى انتقال کُدها به رايانه و پانچ داده‌ها نيازمند عمليات ديگرى است که در بحث مربوط به استخراج اطلاعات به شيوه ماشينى به آن اشاره خواهد شد.

بازبينى و کُدگذارى اطلاعات گردآورى شده

پس از آنکه ابزار گردآورى اطلاعات جمع‌آورى شد، محقق بايد کار بازبينى و کنترل آن را انجام دهد. بطورکلى هدف اصلى مرحلهٔ بازبينى و کنترل، اطمينان از حُسن اجراى عمليات ميدانى و نيز اعمال اصلاحات لازم است.

پس از اين اقدام، محقق بايد نسبت به کُدگذارى پاسخ‌ها اقدام کند. کُدگذارى پاسخ‌ها کارى بسيار ظريف و دقيق است؛ بنابراين، اگر محقق مى‌خواهد از گروه يا فرد ديگرى بعنوان کُدگذار استفاده کند، بايد به آنها آموزش لازم را بدهد و بر کار آنها دائماً نظارت نمايد. اگر اين افراد از تجارب قبلى در اين کار برخوردار باشند، بر دقت و سرعت کُدگذارى افزوده خواهد شد. در کُدگذارى پاسخ‌ها بايد دقت شود که ارقام به گونه‌اى در محل خود قرار داده شوند که پانچيست بتواند بدون خستگى و خطاى چشم و نظاير آن، اطلاعات را وارد رايانه نمايد. در مورد پاسخ‌ها مواردى وجود دارد که بدون جواب مى‌ماند يا در پاسخ آنها تناقض وجود دارد يا پاسخگو بيش از يک گزينه را جواب داده است. در اينگونه موارد و موارد مشابه کُدگذارى پاسخ‌ها مشکل مى‌شود. از اين‌رو، محقق بايد قبلاً نحوهٔ کُدگذارى و نيز کُد يا شمارهٔ اختصاصى اينگونه موارد را مشخص کند و به گروه کُدگذار آموزش لازم را بدهد و بر کار آنها نظارت نمايد و به سؤالات و مشکلات آنها پاسخ دهد.