شنبه ۲ مرداد ۱۴۰۰ ساعت ۲۲:۲۴

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

نرم افزار اتوماسیونهای اداری یک نرم افزار پیشرفته و با کاربردی ساده می باشد که جهت سهولت کار ادارات جهت انجام مکاتبات، کاربران و گردش اسناد و فرم هایی که بین آن ها رد و بدل می شود می باشد.

قبل از ایجاد سیستم اتوماسیون اداری، در سال 2006 یک تحقیق بر روی میزان بازدهی سیستم های اداری صورت گرفت . محققان با نتایج عجیب و تاسف انگیزی رو به رو شدند.

از 100 درصد کار روزانه یک اداره تنها 30 درصد آن کار مفید بوده 70 درصد آن کارهای غیر مفید مانند کاغذ بازی، نامه نگاری و … بوده است.
این یک فاجعه بزرگ است فرض کنید در سال 2021 نیز همچین بازدهی از یک شرکت علاوه بر 100 درصد ضرر برای صاحب شرکت، به اقتصاد مملکت ها نیز آسیب جدی خواهد رسانید و آن ها را از پیشرفت دور خواهد کرد.
قطعا نوابغ و مخترعان در این شرایط به فکر اختراع یک سیستم یا نرم افزار می افتند تا بتواند کارهای مربوط به کاغذ بازی را انجام داده و ارتباط بین پرسنل و سازمان های دیگر را تسهیل بخشد.
برای سیستم اتوماسیون اداری تعاریف متعددی ارائه شده است که در ادامه به بعضی از آن ها اشاره می کنیم:
•    یک سیستم مبتنی بر کامپیوتر است. اطلاعات را جمع آوری و ذخیره می نماید. این اطلاعات شامل مستندات ، پیام های الکترونیک و تمامی فرم های ارتباطات اداری بین افراد، گروه های کاری و سازمان ها می باشد.
•    نرم افزار پردازش کلمه و تصویربرداری از مستندات بخش هایی از سیستم اتوماسیون اداری می باشد.
•    تعریفی که در ویکی پدیا فارسی برای اتوماسیون اداری آمده است به صورت زیر است؛ به مجموعه ای از روش های کاری، سخت افزار و نرم افزار رایانه ای می باشد که جهت ذخیره، بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می رود تعریف شده است.
سیستم اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیونهای اداری یک نرم افزار پیشرفته و با کاربردی ساده می باشد که جهت سهولت کار ادارات جهت انجام مکاتبات، کاربران و گردش اسناد و فرم هایی که بین آن ها رد و بدل می شود می باشد.
کار این نرم افزار ثبت، گردش و بایگانی انواع مکاتباتی که درون سازمان و بیرون سازمان با سایر سازمان ها و نهاد ها صورت می گیرد می باشد.
این نرم افزار انجام انواع نامه هایی را که قبلا به صورت دستی هر یک از بخش های اداره جات جهت امری درون سازمانی و برون سازمانی انجام می دادند تسهیل نموده است.
ثبت اسناد و مدارکی که قبلا احتیاج به مکتوب کردن به صورت دستی و البته دقیق داشت و نگهداری از آن ها نیز یک مشکل بزرگ دیگر بود که همه اداره ها با آن روبه رو بودند یکی دیگر از مزیت های بسیار مفید نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد.
جلوگیری از ازدحام، رفت و آمد کارکنان و ارباب رجوع نیز یکی از بزرگترین مزیت های نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد. علاوه بر موارد نام برده نرم افزار یاد شده وظیفه مدیریت فرآیندهای کسب و کار را نیز به عهده می گیرد.
بخش هایی از فرآیند مانند بازاریابی، جذب و نگهداری مشتری از جمله بخش های اصلی یک فرآیند کسب و کار می باشد. این نرم افزار در صرفه جویی زمان بسیار موثر بوده و در پیشرفت شرکت ها با مدیریت صحیح زمان تاثیر بسزایی گذاشته است.

نمونه اتوماسیون اداری

نرم افزار های اتوماسیون اداری انواع مختلفی دارد که ما در اینجا به معرفی چند نمونه از انواع آن ها که به صورت رایگان و پرکاربرد هستند می پردازیم:

اتوماسیون اداری آی کن

یک نرم افزار بسیار مناسب بوده که که دارای بستری مناسب جهت رسیدگی به یک سازمان الکترونیک، بدون کاغذ و سیستم یک پارچه می باشد.

نرم افزار مکاتبات اداری چارگون

یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری می باشد که در شرکت چارگون ساخته شده است. تعداد کاربران فعال استفاده کننده از این نرم افزار به بیش از یک میلیون رسیده است.

نرم افزار اتوماسیون یگانه

این یک نرم افزار مخصوص مکاتبات الکترونیکی می باشد. ثبت و ارسال نامه های اداری صرف نظر از جا و مکان انجام می شود زیرا به صورت الکترونیکی مکاتبات را انجام می دهد. تصویر اصل سند و هر گونه نامه ای در این سیستم به روش الکترونیکی انجام می شود.

نرم افزار اتوماسیون داری پیوست

یکی از نرم افزارهای تولید داخل می باشد که بیش از 75 درصد نیاز کاربران را تحت پوشش قرار می دهد.

نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم

این نیز یک نرم افزار ساخت داخل می باشد که بیش از 75 درصد نیاز کاربران را تحت پوشش قرار می دهد.

منابع سازمانی Erp

در رابطه با نرم افزار Erp و برنامه ریزی منابع سازمانی-ERP ،اولین سوالی که در ذهن خوانندگان پیش رو قرار میگیرد ایت است که نرم افزار erp چیست؟
برای پاسخ به این سوال باید به نکاتی اشاره کنیم که می تواند در شفاف سازی زوایای این امر موثر باشد.
در سال‌های اخیر با توجه به رشد صنعت فناوری اطلاعات و همچنین پیچیده‌تر شدن فرایندهای کسب ‌و کار در کشور، بهره‌گیری از نرم‌افزارهایی یکپارچه که به تسهیل این پیچیدگی‌ها می‌پردازند و آن را تسریع می‌کنند، بیش از پیش رونق یافته است.
در همین راستا راهکار نرم افزارERP به عنوان یک ابزار جدی در حوزه مدیریت سیستم‌ها مورد توجه قرار گرفته است.
اما با وجود رشد راهکارهای یکپارچه سیستمی، مفهومی اشتباه از ERP در ذهن بسیاری از افراد جای گرفته است. بسیاری از شرکت هایی که امروزه بعنوان ارائه دهندگان راهکارهای ERP می باشند نرم‌افزارهایی را به بازار عرضه داشته‌اند که دارای حداقل ویژگی های مرتبط با این تفکر نیست
‌بلکه سیستم‌های جامع اطلاعات مدیریتی اما غیریکپارچه‌ای است که تا حدودی نیاز مشتریان را از طریق مکانیزه کردن فعالیت ها مرتفع می‌سازد. بنابراین نرم افزار ERP را به شکل بسته‌های نرم‌افزاری معرفی می کنند و سبب ایجاد فرهنگ اشتباهی در بازار خواهند شد.
این مسئله مسئولیت بسیار سنگینی را بر عهده شرکت های فعال در حوزه تولید و پیاده سازی ERP در جهت اطلاع رسانی از مفهوم واقعی ERP قرار می دهد.
فهرست مطالبی که مخاطبان در طی این دوره زمانی دریافت خواهند کرد بصورت زیر می باشد:
مفاهیم کلی ERP و آشنایی با شرکت داده پردازی نیلرام
تاریخچه ERP
تفاوت های نرم افزار ERP ایرانی و خارجی
مراحل عملیاتی در اجرای موفق نرم افزار ERP
شناخت ERP و اجزای آن
امید است بتوانیم از همراهی مخاطبانمان در بخش اول این دوره سربلند بوده و میل به افزایش اطلاعات مخاطبان سبب طرح ریزی دوره اطلاع رسانی مجددی گردد.
مفاهیم کلی برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resources Planning)

برنامه ریزی منابع سازمانی-ERP چیست؟

تعاریف متعددی را می توان برای منابع سازمانی erp ارائه داد ولی ما در این مقاله منابع سازمانی را از نگاه بارنی مورد بررسی قرار می دهیم.
وی با توجه به تعاریف پیشین که از منابع سازمانی erp ارائه شده است این منابع را در سه دسته اصلی تقسیم بندی کرده است که در زیر به معرفی و تعریف هر یک می پردازیم.
سیستم اتوماسیون اداری

منابع از جنس سرمایه های فیزیکی

تمامی تکنولوژی های فیزیکی که در یک کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد مانند امکانات و تجهیزاتی که در یک کارخانه استفاده می شود، موقعیت فیزیکی یک کسب وکار و میزان دسترسی که به مواد اولیه دارد می تواند نمونه های از منابع فیزیکی محسوب شوند.

منابع از جنس سرمایه های انسانی

به روابط میان انسان ها و قدرت هایی که یک فرد دارد مانند هوش و ذکاوت، آموخته ها و تجربیاتی که در محیط کسب و کار به دست آورده است و میزان قدرت او در قضاوت و تصمیم گیری را گویند.
ویژگی های نام برده فقط شامل پرسنل نیست بلکه مدیران نیز باید از این ویژگی ها و حتی بیشتر برخوردار باشند. موارد مربوط به منابع انسانی فراوان اند اما چند مورد نام برده از اصلی ترین آن ها هستند.

منابع از جنس سرمایه های سازمانی

هر سازمانی از یک ساختار خاص پیروی می کند. گرچه همه آن ها یک خصوصیات مشترک با هم دارند. در حالت کلی می توان به ساختار سازمانی (گزارش دهی به مافوق یا مسئول مربوطه)، برنامه ریزی های رسمی و غیر رسمی، سیستم های کنترل مدیریتی که در یک سازمان وجود دارد، ایجاد هماهنگی و روابط هر یک از بنگاه های اقتصادی با گروه های دیگری که در بیرون از مجموعه وجود دارند از جمله مثال های سرمایه های سازمانی است.
تعاریف بارنی حرف تازه ای برای گفتن ندارد، وی سرمایه های سازمانی را بیشتر مورد تاکید قرار می دهد. همه انسان ها سرمایه های انسانی و فیزیکی را کاملا درک می کنند و سرمایه های منابع سازمانی erp نیز که نامشهود است در حیطه مدیران بوده در بین آن ها رایج است.

شرکت داده پردازی نیلرام

با هدف ارائه خدمات برنامه ریزی منابع سازمانی-ERP تاسیس گردیده است و در پی فروش خدمتی است که ارزش افزوده آن در خدمات مهندسی سیستم‌های آن است.
شرکت نیلرام کوشیده است که رویکردی سیستمی و علمی به فرآیند تدوین نرم افزار داشته باشد. در این فرآیند ابتدا کارشناسان خبره هر حوزه، فرآیندهای صحیح و Best Practiceها را مدون می نماید و درست ترین آنها به عنوان مرجع تدوین نرم افزار مورد استفاده قرار می گیرد.
بازبینی روش های موجود برای انجام فرآیندهای سازمان، عموما تخصص های ویژه ای را به جز رایانه و انفورماتیک طلب می کند که شرکت نیلرام با دقت و ظرافت فراوان این مراحل را پشت سر گذاشته و اصول مهندسی مجدد را در خصوص موضوع مطروحه مورد توجه قرار می دهد.
با توجه به اینکه شرکت نیلرام رسالت خویش را در جهت افزایش آگاهی نسبت به سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی-ERP قرار داده است بر آنیم در این راه به مخاطبان خود یاری رسانیم.
از اینرو این مجموعه سعی دارد با تدوین برنامه ای در دوره زمانی مشخص، از طریق ارسال مطالب مفید و موثر از این نوع سیستم ها، در زمینه افزایش اطلاعات مخاطبان خود موثر واقع شود.