درخواست مشترک
براى ثبت نام در بعضى از نمايشگاه‌ها بايد از حدود يک سال قبل از برگزارى اقدام نمود، چرا که ظرفيت آنها فورى تکميل مى‌شود. از اين رو بايد از ماه‌ها قبل از برگزارى هر نمايشگاهى فرم درخواست مشارکت در نمايشگاه را دريافت و پس از اخذ تصميم نهائى فوراً پيش پرداخت واريز شود. اين نکته به‌ويژه از لحاظ انتخاب جاى مناسب حائز اهميت مى‌باشد.
معمولاً دريافت مدارک و اطلاعات زير را مى‌توان از برگزارکننده نمايشگاه انتظار داشت:
- نقشه نمايشگاه.
- نقشه سالن‌ها.
- فرم‌هاى ثبت نام.
- نوع خدماتى که سازمان دهنده نمايشگاه ارائه مى‌دهد.
- حداقل و حداکثر مکان قابل دسترس.
- شرايط شرکت در نمايشگاه.
- مقررات و ضوابط نمايشگاه.
- مراحل و مقررات ورود کالاهاى نمايشي.
سازمان برگزارکننده نمايشگاه انتظار دارد اطلاعات زير توسط شرکت‌کننده ارائه شود:
- اندازه و ابعاد غرفه.
- نوع غرفه (استاندارد، نبش، سه بر يا چهار بر).
- نوع سرهم‌بندى (برپائي) غرفه.
- شرح کالاهاى مورد نمايش.
- گزينه‌هاى طرح موردنظر براى غرفه.
- ليست کارکنان غرفه.
- خدمات مورد نياز.
- شرکت‌هاى زير مجموعه و يا ساير شرکت‌هائى که به‌طور مشترک شرکت کرده‌اند.
- شماره و نوع خودروهائى که از پارکينگ مخصوص استفاده مى‌نمايد.
در حالتى که شرکت به‌طور زير مجموعه و به‌طور مشارکتى در نمايشگاه شرکت مى‌کند کليه عمليات ثبت نام توسط شرکت مادر انجام مى‌پذيرد. در فرم‌هائى که برگزارکننده براى شرکت کننده ارسال مى‌دارد: شرايط قرارداد، ميزان اجاره، شرايط پرداخت، نحوه فسخ، ثبت نام زير مجموعه‌ها و شرکت‌هائى که مشترکاً شرکت کرده‌اند، نحوه خريد خدمات نمايشگاه و از اين قبيل قيد شده است.
شرکت‌کننده بايد همچنين نسبت به زمان‌ها و قواعد مربوط به طراحي، سرهم‌بندى و ارتفاع مجاز غرفه، مقررات حفاظت و ايمني، اطفاء حريق و بيمه، انرژى‌هاى مورد نياز، وزن مجاز وسايل مورد نمايش و نکات لازم‌الرعايه درباره تبليغات در غرفه، آگاهى‌هاى لازم را کسب نمايد.
پس از تکميل فرم‌ها، لازم است فوري، تا قبل از دست رفتن امکان رزرو مکان مطلوبى براى غرفه، وجه مربوط به اجاره و خدمات درخواستى پرداخت گردد.
جمع‌آورى اطلاعات
شرکت‌هائى که حضور در نمايشگاه را در برنامه بازاريابى خود جاى داده‌اند از طريق جمع‌آورى اطلاعات در پى يافتن مناسب‌ترين نمايشگاه مى‌باشند. اطلاعات مربوط به هر نمايشگاهى از طريق بروشور، کاتالوگ، گزارش و کتابچه‌هائى که آن نمايشگاه منتشر مى‌کند قابل جمع‌آورى مى‌باشد که براى دريافت آنها مى‌توان با سازمان برگزارکننده مکاتبه نمود. گاهى اتاق‌هاى بازرگانى کشورها مى‌توانند در مورد تقويم نمايشگاهى کشور خود اطلاعات مفيدى در اختيار مراجعه‌کنندگان قرار دهند. مؤسسات اطلاع رسانى بخش خصوصي، تقويم نمايشگاهى کشورها و کتاب برزگ M&A نيز منابع اطلاعاتى خوبى جهت آگاهى يافتن از انواع نمايشگاه‌ها و زمان برگزارى آنها مى‌باشند (منبع اول به‌طور مستمر اطلاعات مربوط را براى اعضاء ارسال مى‌دارد. منبع دوم از امور نمايشگاهى هر کشورى و يا اتاق بازرگانى و يا سفارت آن کشور قابل تهيه مى‌باشد و منبع سوم کتابى است که سالانه در آلمان به چاپ مى‌رسد).
اطلاعاتى که معمولاً شرکت‌کنندگان در پى آن هستند عبارتند از:
- کاتالوگ نمايشگاه
- فهرستى از محدوده کالاهائى که به نمايش گذاشته خواهد شد.
- نتايج نظرسنجى از شرکت‌کنندگان و بازديدکنندگان و آمارهاى مربوط به آنان.
- و گاهى نيز تجزيه و تحليل بازارهاى تحت تأثير آن نمايشگاه.
مهم‌ترين اطلاعات به بافت بازديدکنندگان و ماهيت شرکت‌کنندگان يک نمايشگاه مربوط مى‌شود. در کشورهاى صنعتي، مؤسسات غير وابسته‌اى وجود دارند که در مورد اين‌گونه اطلاعات بررسى‌هائى به عمل مى‌آورند. در بسيارى از نمايشگاه‌ها نيز پرسش‌نامه‌هائى بين بازديدکنندگان و شرکت‌کنندگان توزيع مى‌شوند که در نهايت تلخيص و به‌صورت جداول و اشکال آمارى چاپ شده و انتشار مى‌يابند. اين اطلاعات شامل نام و مشخصات ارتباطى شرکت متبوع، بازديدکننده حرفه و رده سازمانى او، تناوب و مدت بازديد از نمايشگاه، سطح تحصيلات، کشور و يا منطقه سکونت بازديدکننده و ...مى‌باشد.
به کمک تجزيه و تحليل اين‌گونه اطلاعات شرکت‌کننده مى‌تواند تشخيص دهد که چه گروه‌هائى از بازديدکنندگان نمايشگاه را مورد توجه قرار مى‌دهند تا به تناسب آنها و با توجه به اهداف بازاريابى خود به طراحى غرفه مبادرت ورزد. در بعضى از نمايشگاه‌ها راجع به بازديدکننده‌هاى غيرغرفه‌اى و با به عبارت ديگر مصرف‌کننده‌هاى نهائى نيز اطلاعاتى جمع‌آورى کرده که پس از تلخيص جهت استفاده در نمايشگاه‌هاى بعدى منتشر مى‌کنند. اين اطلاعات مى‌توانند شامل مواردى چون: منطقه مسکوني، جنسيت، سن، حرفه، درآمد خالص، تعداد افراد تحت تکفل، محصولات خريدارى شده يا سفارش داده شده باشد.علاوه بر اين، اطلاعات ديگرى نيز وجود دارند که تهيه آنها مى‌تواند شناخت عميق‌ترى از نمايشگاه در اختيار شرکت‌ها بگذارد. اين اطلاعات که هم از لحاظ انتخاب نمايشگاه مناسب و هم از جنبه تضمين موفقيت در نمايشگاه کاربرد دارند شامل موارد زير مى‌باشند:
- موفقيت کلى نمايشگاه از ديد کارشناسان و منتقدين.
- ميزان فروش مستقيم و حجم قراردادهاى منعقده.
- ارتباطات تجارى جديد.
- تعداد بازديدکنندگان خارجى.
- مقايسه با نمايشگاه‌هاى قبلى.
شرکت‌هائى که قبل از حضور در نمايشگاه مبادرت به جمع‌آورى اطلاعات مى‌نمايد، مى‌توانند گام‌هاى مؤثرترى در راه نيل به اهداف خود بردارند و نسبت به شرکت‌هائى که ناآگاهانه در نمايشگاه شرکت مى‌کنند به مراتب موفق‌تر باشند. ضوابط و همچنين مقررات گمرکى کالاهاى نمايشى در نمايشگاه‌هاى بين‌المللى مشابهت زيادى با يکديگر دارند، مع‌هذا برخورد مديرانه دقيق با مسئله نمايشگاه اقتضاء مى‌کند که قبل از شرکت کليه مقررات نمايشگاه موردنظر دقيقاً مطالعه شود.
ضوابط و همچنين مقررات گمرکى کالاهاى نمايشى در نمايشگاه‌هاى بين‌المللى مشابهت زيادى با يکديگر دارند، مع‌هذا برخورد مديرانه دقيق با مسئله نمايشگاه اقتضاء مى‌کند که قبل از شرکت کليه مقررات نمايشگاه موردنظر دقيقاً مطالعه شود.