هرگونه رابطه تجارى بين دو فرد در يک سازمان را مى‌توان به‌کمک يک WorkFlow تعريف کرد. هر WorkFlow داراى دو ويژگى است که کمک مى‌کند تا بتوان وضعيت کنونى آن را مشخص کرد.
اين دو ويژگى عبارتند از:
- فاز (Phase)
- حالت (state)
يک WorkFlow فازي، چهار فاز مختلف دارد. هر فاز به مرحله خاصى از انجام فرآيند در يک WorkFlow مربوط مى‌شود. هر حالت نيز فاز جارى را به‌طور جزئى‌تر شرح مى‌دهد.
چهار فاز موجود در يک WorkFlow در جدول زير توضيح داده شده‌اند:
| مرحله | فاز | توضیح | ||||||
| ۱ | pereparation | customer تقاضایی را مطرح میکند یاperformer پیشنهاد انجام کاری را می دهد | ||||||
| ۲ | negotiation | participant یا request/offer موافقت می کند ,مخالفت می کند و یا یک پیشنهاد متقابل رامطرح می کند . اگر یک participant , پیشنهاد متقابل کند, سایر participant ها آنرا درنظرمی گیرند, رد میکنند و یا قبول می کنند . | ||||||
| ۳ | performance | performer روی task کار می کند . | ||||||
| ۴ | acceptance | performer اتمام کار را اطلاع می دهد ,customer کار را مرورمی کند و رضایت و عدم رضایت خود را اعلام می کند. | ||||||