ويژگى‌هاى زبانى
ويژگى‌هاى زبانى عبارتند از:
- روانى و سادگى
- طبيعى بودن
- موجز بودن
- کتابتى بودن
- معاصر بودن
- جدّى بودن
- نداشتن افعال شخصي
- نداشتن ضماير شخصي
- نداشتن عبارات يا جملات طولاني
ويژگى‌هاى کيفى
ويژگى‌هاى کيفى عبارتند از:
- اطلاع‌دهندگي
- داشتن اعتبار و درستى علمى - فني
- منطق‌بندي
- مستدل بودن
- انسجام و يک‌دست بودن
- متناسب با موضوع بودن
- وضوح
- کامل بودن
- صريح بودن
- تخصصى و مؤکد به موضوع بودن
- عينى و واقعيت‌نما بودن
- امين بودن
- نداشتن لفاظى‌هاى بى‌مورد
- نداشتن تأکيدهاى بى‌جا يا بيش از اندازه
- اطمينان‌بخش بودن
- مبالغه‌آميز نبودن
- حقيقت‌‌مند بودن
عوامل مفنى
با توجه به عوامل مؤثر در ارائه و ويژگى‌هاى نوشتار علمى - فني، در عمل هر يک از موارد زير، به‌عنوان يک عامل منفي، سبب بروز نقص در ارائه و ناقص شدن ارتباط علمى - فنى مى‌شود:
- نادرستى تعريف موضوع
- عدم دقت در تعيين عنوان اصلي
- عدم انتخاب درست سرفصل‌ها و عناوين داخلي
- روشن نبودن انگيزه نوشتن
- تعيين نادرست خواننده و سطح آن
- نادرستى داده‌ها
- عدم صراحت بيان
- عدم توانايى نويسنده در بررسى مطلب از ديدگاه خواننده
- عدم انتخاب روش(هاي) مناسب گسترش مطلب
- ضعيف بودن استدلال‌ها
- عدم انسجام و هماهنگى قسمت‌هاى مختلف نوشتار
- عدم وجود توالى منطقى بين قسمت‌ها ى نوشتار
- وجود اطلاعاتى که بديهى هستند
- چندبارنويسي، لفاظى و حاشيه‌پردازي
- کامل نبودن رشته
- وجود اصطلاحات علمى - فنى ناآشنا
- وجود کلمات يا اصطلاحات پيش‌پا افتاده و محاوره‌اي
- وجود معادل‌هاى مختلف براى کلمات
- اشتباه در علائم سجاوندي
- استفاده نادرست يا بيش از اندازه از کوته‌نوشت‌ها
- عدم درج درست و مناسب شکل‌ها و جدول‌ها
- اشتباه در کاربرد کلمات
- نامناسب بودن طول عبارات، جملات و نوشتپارها
- عدم توجه به نکات دستوري
- انتخاب سبک نامناسب
- استفاده از کلمات و اصطلاحات پيچيده و سنگين
- وجود ارجاعات بيش از حد
- وجود تأکيدهاى نابجا و بيش از اندازه
لزوم مديريت
در حيطه دانش و فن و به‌ويژه در کار پژوهش، توليد و توسعه، نوشتن امرى اساسى است. بدون نوشتن ايده‌ها، يافتارها، دانستارها و ... و ارائه آنها، کار پژوهش، توليد و توسعه ناتمام است. تا گزارش مناسبى از کار در دست نباشد، کار را بايد ناقص تلقى کرد. بنابراين، توليد نوشتار علمى - فنى در هر سازمانى بايد با اهميت تلقى شود و بخش خاص با مديريتى کارآ بايد براى اين منظور ايجاد شود. اين مديريت به‌طورکلى وظايف زير را دارد:
- تأمين نيروى تخصصى توليد نوشتار علمى - فنى از طريق ايجاد يا تقويت مهارت ارائه نوشتارى در افراد متخصّص در سازمان
- تأمين مکان و ابزارهاى مناسب براى توليد نوشتار
- سرپرستى نمايندگان و به‌ويژه اِعمال مديريت صحيح وقت و فرصت اين افراد و استفاده بهينه از زمان (اقتصاد زماني).
- تبيين صريح و روشن خواسته‌ەاى مديريت سازمان از توليدکنندگان نوشتار
- نظارت در آماده‌سازى نوشتار
- ويرايش نوشتار به‌طور کامل و صحيح
- تأييد نهايى نوشتار و ارائه آن به مديريت سازمان
- ارزيابى و تشويق نويسندگان کارآ