در پروندهٔ راهنمايي، مجموعهٔ اطلاعاتى که با شيوه‌هاى گوناگون جمع‌آورى شده‌اند، درج و نگهدارى مى‌شود. پروندهٔ راهنمايى وسيلهٔ مناسبى براى شناخت دانش‌آموز است و خصوصيات رفتارى و شخصيتى و مسائل و مشکلات او را مشخص مى‌سازد. پروندهٔ راهنمايى بايد حداقل داراى اطلاعاتى در زمينه‌هاى زير باشد:
۱. مشخصات اسامى (نام، نام‌خانوادگي، سن، محل سکونت، مذهب، زبان مادري، کلاس)؛
۲. وضع ظاهرى (قد، وزن، بيمارى‌ها، نواقص عضوي)؛
۳. رفتار در مدرسه و کلاس (انجام تکاليف، دروس مورد علاقه، رقابت‌طلبي، دقت و توجه، اميدوارى و يأس، پشتکار، پذيرش مسؤوليت، اجتماعى بودن يا گوشه‌گيري، سن ورود به مدرسه، توانائى‌ها و ضعف‌هاى تحصيلي، شرکت در فعاليت‌هاى مکمل برنامه، معدل سال‌هاى مختلف، غيبت‌ها، موارد تغيير مدرسه و علل آن)؛
۴. رفتار هنگام بازى (فردى يا گروهي، علاقه‌مندى به رهبرى گروه يا پيروى از ديگران، انواع بازى‌هاى مورد علاقه)؛
۵. ارتباط با دوستان (تعداد دوستان، خصوصيات دوستان، سن آنان، نحوهٔ برخورد با دوستان)؛
۶. ويژگى‌هاى شخصيتى (شادى يا حزن، برون‌گرائى يا درون‌گرائي، خونسردى يا هيجاني، قناعت يا حرص، استقلال يا وابستگي، راست‌گوئى يا دروغ‌گوئي، نظم و ترتيب يا بى‌بندوباري، واقع‌بينى يا خيال‌بافي، اختلالاتى نظير دزدى و انحرافات جنسي)؛
۷. روابط خانوادگى (وضع اجتماعى - اقتصادى - فرهنگى خانواده، تعداد و مشخصات اعضاء خانواده، شغل والدين، زبان مادري، نگرش اعضاء خانواده نسبت به يکديگر)؛
۸. فعاليت‌هاى خارج از مدرسه و نحوهٔ استفاده از اوقات فراغت.
لازم به توضيح است که آن بخش از اطلاعات پروندهٔ راهنمائى که محرمانه است نبايد در دسترس همگان قرار گيرد. از اين‌رو، توصيه مى‌شود که پروندهٔ راهنمايى دو بخش يکى اطلاعات تحصيلى و ديگرى اطلاعات محرمانه داشته باشد. اطلاعات محرمانه بايد در جاى محفوظ و امنى نگهدارى گردد تا در مواقع ضروري، براى کمک به دانش‌آموزان، فقط مشاور و کسانى که در حل مسائل و مشکلات تخصص دارند، به اين اطلاعات دست يابند.
پروندهٔ راهنمايى بايد حائز اطلاعات جامع و کاملى دربارهٔ دانش‌آموزان باشد و هر بخش از آن به موقع و توسط متخصصان ذيربط تکميل گردد و پس از استفاده، داخل پرونده و در محل مناسب نگهدارى شود.