به‌طور معمول کارخانجات براى فعاليت‌هاى گوناگون خود داراى اطلاعات و اسنادى هستند که عموماً چنان تنظيم مى‌گردد که نيازهاى پايه و انتظارات کارکنان را در هنگام استفاده برآورده سازد. امّا اين ترتيب ممکن است براى کارکنانى که تازه مى‌خواهند از آنها استفاده کنند چندان رضايت‌بخش و قابل درک نباشد. لذا جايگزين کردن اين اطلاعات يا اسناد با يک مجموعه مقررات که به شکل استاندارد تهيه شده باشد ضرورت مى‌يابد که در اين حالت اسناد به‌طور مشابه و با يک روش يکسان آماده مى‌شود و درک آن براى تمامى استفاده‌کنندگان ساده‌تر است. مجموعه اين استانداردها يک آئين‌نامه استانداردهاى کارخانه‌اى را به‌وجود مى‌آورد که بايد منطبق بر موازين زير باشد:
- تمامى مدارک بايد به تائيد يک مقام ذى‌صلاح رسيده باشد (داراى مهر و امضاى مقامات رده بالاى اجرايى باشد) و در صورت امکان تائيد کارشناس ارشد استاندارد و رئيس بخش مربوطه را نيز دارا باشد.
- مدارک بايد صفحه‌بندى و هر صفحه بايد به‌وسيله شماره استاندارد و تاريخ صدور مشخص شود چنان‌که به‌سهولت قابل بايگانى و نگهدارى باشد.
- هدف و دامنه کاربرد هر مدرک بايد به‌طور دقيق مشخص باشد. براى مثال کارخانه‌اي، ملي، بين‌المللي
- مدارک بايد به‌نحو مناسبى طبقه‌بندى شوند تا به سهولت قابل بازيافت مجدد باشند و از دوباره‌کارى در تهيه آنها اجتناب شود.
اطلاعات استاندارد بايد هميشه به روز نگهدارى شود. از اين‌رو بخش استاندارد بايد سيستم را جهت کسب بازخور اطلاعات مربوط به مشکلات ناشى از اجراى استاندارد و سرعت بخشيدن به حل مشکلات و در صورت لزوم صدور اصلاحيه‌ها تدارک ببيند. در اين خصوص لازم است بخش استاندارد ارتباط نزديکى با بخش‌هاى اجرايى (اجرا‌کننده استانداردها) در کارخانه برقرار کند.
اطلاعاتى را که لازم است تا در دسترس به‌کارگيرندگان استانداردها قرار گيرد مى‌توان اساساً به گروه‌هاى زير دسته‌بندى نمود:
- کاتالوگ اجزاء و قطعات
- مشخصات خريد
- مشخصات فرآيند
- آئين کار عمليات
- استانداردهاى فروش و خدمات
از آنجا که کاربرد اين استانداردها متفاوت است و هم‌چنين توسط بخش‌هاى مختلفى مورد استفاده قرار مى‌گيرد لذا لازم است تا نحوه معرفى و نمايش آنها نيز متفاوت باشد.