طراحى غرفه، حساسترين مرحله شرکت در نمايشگاه به حساب مىآيد. ميزان موفقيت در اين مرحله روى موفقيت در مراحى قبلى و بعدى بى تأثير نيست. لذا طى اين مرحله توجه شايانى را طلب مىکند. شرکتهاى بزرگ در نمايشگاههاى گوناگون داراى غرفه دائمى هستند و بىنياز به تکرار هر ساله طراحى مىباشند و به کمى جرح و تعديل در طرح هميشگى خود بسنده مىکنند. اما شرکتهائى که هر سال مبادرت به اجاره غرفه جديدشان مجدداً طراحى نمايند. در اين صورت رعايت عامل زمان بهطور جدى مطرح است. همچنين واگذارى امر طراحى به هر کسى جايز نيست. بسيارى از شرکتها اين کار را توسط نيروهاى خودى انجام مىدهند. لازم به ذکر است که اگر طراح يا طراحان در کار خود از تخصص کافى برخوردار نباشند تأثير منفى کار آنها جبرانناپذير خواهد بود. چرا که طراحى غرفه تلفيقى است از فن و هنر و از اصولى اساسى پيروى مىکند. طراح بايد از يک طرف با دقت و ظرافت خاصى (ضمن رعايت مسائل ايمني) نيازهاى فنى (مانند آب و برق، تلفن، فاضلاب و سکوهاى نمايشي) را تأمين نمايد و از طرف ديگر عوامل رواني، زيباشناسى و فرهنگى را در طراحى خود دخالت دهد.
معمولاً طراحان قبل از شروع کار خود از شرکتکننده راجع به ميزان بودجهاى که براى طراحى اختصاص داده است و همچنين اهداف شرکت در نمايشگاه سؤال مىکند، چرا که اين دو عامل قبل از توجه به عوامل فنى و هنرى در کار طراح تأثير مستقيم مىگذارند.