SGML به‌عنوان يک استاندارد بين‌المللى (ISO8879) در سال ۱۹۸۶ معرفى گرديد. SGML فرمت‌هاى استاندارد موردنياز جهت markupهاى توصيفى نهفته در يک سند را که موردنياز مى‌باشد، معرفى و تعيين و از آن مهمتر متدهاى استانداردى براى توصيف ساختار يک مستند ارائه مى‌نمايد که اين از قدرت و توانايى SGML حکايت داشته و بسيار ارزشمند مى‌باشد.
به‌عبارت ديگر SGML اين امکان را فراهم آورده است تا براى هر نوع سندى که توليد مى‌شود يک مدل سلسله‌مراتبى تهيه گردد. در اين مدل هريک از المان‌هاى سند، با برچسبى معرفى مى‌گردند و داراى markup خاص خود مى‌باشد. markupهايى نظير chapter،title و paragraph. اين المان‌ها به‌طور منطقى در ساختار پيش‌بينى شده مستند جاى مى‌گيرند.
تنوع ساختارها در SGML نامحدود مى‌باشد. ساختارهاى مستنداتى بسيار متفاوت از يکديگرند و توسط کاربران طراحى مى‌گردند. بولتن‌هاى خبري، مستندات فني، کاتالوگ قطعات، نقشه‌هاى طراحي، گزارشات، نامه‌ها و يادداشت‌ها همگى به‌عنوان مستند درنظر گرفته مى‌شوند.
SGML اين امکان را فراهم مى‌آورد تا مستندات مستقل از سخت‌افزار و نرم‌افزار خاص ايجاد گردند و ازآنجايى که مستندات SGML جهانى مى‌باشند، قابل حمل نيز مى‌باشند و لذا آنها را مى‌توان در يک محيط گسترده با کاربرانى که از سيستم‌هاى متفاوتى استفاده مى‌نمايند مبادله نمود.
در SGML هر سندى را مى‌توان به سه لايه ساختار (Structure)، محتوا (content) و شيوه (style) تقسيم نمود و سپس نتايج بکارگيرى SGML را بررسى نمود.
ساختار
در قلب يک نرم‌افزار کاربردى مبتنى‌بر SGML فايلى موسوم به DTD (که مخفف Document type Definition مى‌باشد) قرار دارد. اين فايل ساختار سند را شرح مى‌دهد و بيشتر شبيه به توصيف شماى يک بانک اطلاعاتى (schema) مى‌باشد. شمايى که بيان‌کننده نوع اطلاعات در بانک اطلاعاتى و ارتباط بين فيلدهاى آن است. فايل DTD چارچوب و قالب المان‌هاى تشکيل‌دهنده يک سند (المان‌هايى نظير فصل، سرفصل‌ها، زيرفصل‌ها و رئوس آنها) و نيز قوانين مربوط به چگونگى ارتباط آنها در يک سند را مشخص مى‌نمايد.
براى مثال اولين المان پس از آغاز يک فصل، حتماً مى‌بايد عنوان فصل باشد و يا در يک ليست حداقل مى‌بايد دو قلم داده (item) وجود داشته باشد.
قواعد تعريف‌شده در فايل DTD ما را در حصول اطمينان از پايدارى (consistent) و حفظ ساختار منطقى اسناد کمک مى‌نمايد. فايل DTD هرکجايى که سند ارسال مى‌گردد همراه آن خواهد بود. مستندى که به‌عنوان يک شيء و براساس کلاس خاصى تعريف مى‌گردد (document instance) سندى است که محتويات آن از يک DTD بخصوص پيروى مى‌نمايد.
محتواى سند (content)
محتواى سند اطلاعات آن مى‌باشد. محتواى سند مى‌تواند شامل تيترها، پاراگراف‌ها، فهرست‌ها، جداول، گراف‌ها و اطلاعاتى صوتى باشد. "taging" نام متدى است که موقعيت مکانى محتواى سند را در ساختار DTD مشخص مى‌نمايد. با داخل‌کردن tagها دراطراف محتواى يک سند، سند SGML ايجاد مى‌گردد.
tagهايى که شروع و خاتمه هريک از قسمت‌هاى ساختار سند را علامت‌گذارى مى‌نمايند در مثال زير "<par>" شروع و "<par/>" خاتمه يک پاراگراف را مشخص مى‌نمايد.
| <par> content |
| is the information itself </par> |
المان‌ها مى‌توانند به‌طور آشيانه‌اى در درون المان‌هاى ديگر قرارگيرند در مثال زير، پاراگراف (<par>) به‌عنوان يک المان topic محسوب مى‌شود.
| <topic><par>content |
| is the information itself. </par></topic> |
ساختار يک سند درواقع مجموعه‌اى از tagهاى تودرتو مى‌باشد.
| <section><subhead>content</subhead><section><par>content is the |
| information itself. </par></section> |
امروزه خوشبختانه با ارائه برنامه‌هاى کنترل کننده و کمکى مبتنى بر SGML کنترل‌هاى لازم با استفاده از منوهايى که موقعيت جارى tagهاى معتبر در سند را در هر لحظه نشان مى‌دهد ديگر نيازى به کنترل‌هاى دستى tagها توسط برنامه‌نويس نخواهد بود.
اين نرم‌افزارهاى کمکى براساس ماجول نرم‌افزارى که موسوم به "parser" مى‌باشد از انطباق قوانين DTD با tagهاى سند، اطمينان حاصل مى‌نمايد.